آیا امضای فیزیکی در قرارداد اجاره سامانه خودنویس لازم است؟

محمدمهدی قنبری

کاراموز وکالت مرکز وکلای قوه‌قضاییه

۴٫۹ · ۶۷ مشاوره موفق

سلام

خلاصه پاسخ
تا وقتی «امضای الکترونیک مطمئن» (دارای گواهی دیجیتال) برای موجر، مستاجر و شهود در سامانه عملیاتی نشده است، روال موجود این است که پس از اخذ کد رهگیری، نسخه چاپی قرارداد در سه نسخه چاپ می‌شود و همه‌ی طرفین (موجر، مستاجر و دو شاهد) آن را به‑صورت فیزیکی امضا می‌کنند؛ اثر انگشت الزامی قانونی ندارد ولی عرفا برای استحکام بیشتر زده می‌شود. هر زمان آیین‌نامه اجرایی اصلاحیۀ ۱۴۰۳ و زیرساخت امضای دیجیتال مطمئن به‌طور کامل راه‌اندازی شود، همان «تایید الکترونیک» در سامانه جای امضا و اثر انگشت کاغذی را خواهد گرفت.

جزئیات استدلال

۱) متن ماده ۲ اصلاحی
قانون فقط می‌گوید:
«… باید در سامانه ثبت شود و پس از تایید موجر، مستاجر و دو نفر افراد مورد اعتماد طرفین به‌عنوان شهود، شناسه یکتا (کد رهگیری) اخذ گردد.»
هیچ‌جا تصریح نکرده که امضای فیزیکی لغو شده است یا امضای الکترونیک جایگزین شده است؛ بنابراین باید به قواعد عمومی مراجعه کرد.

۲) قواعد عمومی دربارۀ «نحوه اثبات قرارداد»
الف) مواد قانون مدنی و مواد قانون آیین دادرسی مدنی به «امضاء» به عنوان رکن سند عادی اشاره می‌کنند.
ب) قانون تجارت الکترونیک (۱۳۸۲) در مواد تصریح می‌کند «امضای الکترونیکی مطمئن» همان آثار امضای دستـنویس را دارد؛ اما موکول است به اینکه امضا به‌صورت «مطمئن» (دارای گواهی ریشه‌ای معتبر از مرکز صدور گواهی) باشد.

۳) وضع موجود سامانه‌های «ثبت معاملات املاک» و «خودنویس»
• در سامانه مشاوران املاک: پس از ورود اطلاعات، سیستم قرارداد را در قالب pdf/چاپی تولید می‌کند؛ کد رهگیری روی سربرگ آمده و تا امضای دستی موجر، مستاجر و شهود زده نشود، مشاور املاک نسخه‌ای را تحویل نمی‌دهد.
• در سامانۀ «خودنویس» (نسخۀ آزمایشی وزارت راه و شهرسازی) فعلا احراز هویت بر اساس رمز دوم پویا و تطبیق کدملی انجام می‌شود؛ هنوز گواهی امضای دیجیتال شخصی (توکن یا e‑sign) به کاربران داده نشده است. لذا عمل «تایید در سامانه» از دید قانون تجارت الکترونیک، امضای مطمئن محسوب نمی‌شود.

۴) نتیجه حقوقی
الف) مادامی که امضای دیجیتال مطمئن ندارید، دادگاه در صورت بروز اختلاف، نسخه چاپی امضا شده را ملاک می‌گیرد.
ب) اثر انگشت الزامی نیست؛ اما عرف مشاوران املاک و دفاتر خدمات به علت جلوگیری از انکار و تردید، همچنان اخذ اثر انگشت را توصیه می‌کند.

۵) آینده‌نگری
آیین‌نامۀ اجرایی در دست تدوین احتمالا مشخص می‌کند:
• چنانچه طرفین گواهی امضای دیجیتال دریافت و در سامانه بارگذاری کنند، «تایید الکترونیک» برای دادگاه کافی است و چاپ و امضای کاغذی حذف می‌شود.
• تا پیش از ابلاغ آن آیین‌نامه، روش سنتی (چاپ + امضای دست‌نویس) معتبر خواهد ماند.

پیشنهاد کاربردی
۱. بعد از ثبت اطلاعات و صدور کد رهگیری، سه نسخه چاپی بگیرید.
۲. موجر، مستاجر و هر دو شاهد امضا و—در صورت تمایل—اثر انگشت بزنند.
۳. یک نسخه نزد موجر، یک نسخه نزد مستاجر، نسخه سوم نزد مشاور املاک یا دفتر خدمات بماند.
۴. رسید تحویل وجه (رهن یا اجاره) را هم ضمیمه همین نسخه‌ها کنید.

به این ترتیب در صورت اختلاف، هم به کد رهگیری استناد می‌کنید (برای اثبات ثبت در سامانه) و هم نسخه چاپی امضا شده (برای رفع انکار و تردید).

موفق باشید 🌹