دفاتر اسناد رسمی از روی چه مدرکی این بنچاق را نوشته اند؟

سلام ملکی در سال ۱۳۷۴ در کرج خریداری شده است. در بنچاق نوشته شده این سند با توجه به گواهی های شماره مورخ ۱۳۷۰ هیات واگذاری و و شماره مورخ ۱۳۷۰ اداره کشاورزی کرج و شماره مورخ ۱۳۷۰ منابع طبیعی کرج و نامه فرمانداری شماره مورخ ۱۳۷۴ و گواهی مالیاتی مستقیم ۱۸۷ شماره مورخ ۱۳۷۱ سرممیز مالیاتی تنظیم و صادر شد است. اخیرا به دفترخانه اسناد رسمی که این بنچاق را تنظیم کرده مراجعه کردم تا کپی برابر اصل گواهی های فوق را دریافت نمایم . سر دفتردار پرونده را آورد و بجز نامه فرمانداری که انتقال ملک را بلامانع اعلام کرده بود از گواهی هایی که به آن استناد کرده است هیچ مدرکی لای پرونده نبود. ایشان گفتند اگر کپی برابر اصل لازم دارید به ادارات مربوطه در کرج مراجعه نمایید . سوال اینست که آیا دفاتر اسناد رسمی از روی چه مدرکی این بنچاق را نوشته اند. آیا ممکن است تخلفاتی صورت گرفته باشد؟ سند تک برگی که صادر شده بنام بنده صادر شده است