امحای پرونده قضایی پس از رسیدگی تجدیدنظر و تکلیف حفظ نسخه الکترونیکی

صرف اعلام شفاهی دفتر شعبه مبنی بر «امحای پرونده» کافی نیست. با توجه به صدور رای تجدیدنظر فقط دو ماه قبل و نیاز فعلی به محتویات پرونده برای بررسی ماده ۴۷۷، ابتدا باید مستند قانونی امحاء، دستور مقام مجاز، صورت‌مجلس امحاء و وضعیت کامل سابقه الکترونیکی پرونده مطالبه و احراز شود.

در صورت فقدان مجوز یا رعایت‌نشدن تشریفات قانونی، موضوع می‌تواند حسب مورد تخلف اداری و انتظامی و، در صورت تحقق عناصر قانونی، موجب مسئولیت اشخاص دخیل باشد و گزارش مستند به حفاظت و اطلاعات قوه قضاییه نیز قابل طرح است.

از حیث راهکار، مهم‌ترین اقدام فوری اخذ رونوشت کامل پرونده و سوابق سامانه‌ای و ثبت درخواست کتبی برای جلوگیری از هرگونه حذف سابقه است؛ زیرا درخواست ماده ۴۷۷ قانون آیین دادرسی کیفری باید با ارائه رای قطعی، مستندات پرونده و تبیین دقیق «خلاف شرع بین» تنظیم شود و صرف ادعای اشتباه دادگاه تجدیدنظر کافی نیست.

پرسش تعیین‌کننده این است: آیا رای تجدیدنظر واقعا مستند به عبارتی است که در هیچ‌یک از قراردادها و اوراق پرونده وجود نداشته و آیا این امر از محتویات سابقه الکترونیکی قابل اثبات است؟ پاسخ به همین دو محور می‌تواند مبنای طراحی درخواست ماده ۴۷۷ و نیز بررسی مسئولیت احتمالی ناشی از امحاء قرار گیرد.

از نظر ماهوی و فرآیندی، امحای پرونده‌ای که در جریان رسیدگی تجدیدنظر بوده و حکم نقض صادر شده، غیرممکن و غیرقانونی است.

در نظام قضایی، پرونده تنها زمانی «امحا» (از بین رفتن یا بایگانی نهایی به معنای حذف) می‌شود که:

روند رسیدگی به پایان رسیده باشد (حکم قطعی شده باشد).
زمان آرشیو شدن طبق ضوابط اداره دفاتر سپری شده باشد.
یا بر اساس دستور صریح مقام قضایی (که باید مستدل باشد) پرونده از جریان خارج شده باشد.در مورد شما، پرونده «در جریان» بوده است. از آنجا که دادگاه تجدیدنظر حکم را نقض کرده، پرونده باید به شعبه بدوی «بازگشت» داده شود تا رسیدگی مجدد (طبق دستور نقض) انجام گیرد. وقتی حکم نقض می‌شود، پرونده از نظر حقوقی «باز» می‌شود و نمی‌تواند امحا شده باشد. ادعای دفتردار مبنی بر امحای هر دو پرونده (کیفری و حقوقی) با واقعیت صدور حکم نقض در تضاد است.هر پرونده‌ای که در دادگاه مطرح می‌شود، یک «شماره پرونده» در سامانه دارد.
حتی اگر پرونده‌های قدیمی (کاغذی) آرشیو شوند، سوابق دیجیتال آن‌ها (ثبت دستورات، جلسات، احکام و…) باید در پایگاه داده قوه قضاییه موجود باشد.
حتی در صورت امحای فیزیکی (که معمولا بعد از سال‌ها و با ضوابط سختگیرانه انجام می‌شود)، حذف کردن سوابق از سامانه الکترونیک، به معنای حذف تاریخچه رسیدگی است که از نظر فنی و قانونی در سیستم‌های یکپارچه قوه قضاییه، عملا غیرممکن یا بسیار مشکوک است.

خلاصه اینکه امحای پرونده‌ای با این سابقه، بدون بررسی تشریفات قانونی، قابل ایراد جدی است؛ اما صرف گفته دفتردار که «پرونده امحا شده» برای نتیجه‌گیری درباره تخلف کافی نیست.
پرونده‌ای که اخیرا در تجدیدنظر درباره آن رای صادر شده، باید طبق مقررات نگهداری، بایگانی و تعیین تکلیف سوابق شده باشد؛ بنابراین باید مشخص شود منظور از «امحا» دقیقا چیست و آیا پرونده فیزیکی از بین رفته یا فقط از بایگانی جاری خارج شده است.
سوابق و گردش پرونده و آرای صادره معمولا در سامانه‌های قضایی ثبت است و از بین رفتن پرونده فیزیکی لزوما به معنای از بین رفتن سابقه الکترونیکی نیست.
وکیل می‌تواند رسما از شعبه/مدیریت بایگانی درخواست کند صورت‌جلسه امحا، مجوز امحا و وضعیت نسخه الکترونیکی پرونده اعلام شود.
اگر مشخص شود امحا برخلاف مقررات و بدون حفظ سوابق انجام شده، موضوع می‌تواند از طریق حفاظت و اطلاعات قوه قضاییه و مراجع نظارتی مربوط پیگیری و حسب مورد مسئولیت انتظامی یا اداری عوامل بررسی شود.
برای اعمال ماده ۴۷۷ نیز ابتدا باید تمام مستندات موجود، به‌خصوص آرای بدوی و تجدیدنظر، پرونده کیفری و نسخه‌های الکترونیکی استخراج شود؛ امحای فیزیکی پرونده به‌خودی‌خود مانع پیگیری ماده ۴۷۷ نیست.

امحای پرونده‌های قضایی در حالی که هنوز در جریان رسیدگی (مرحله تجدیدنظر) بوده‌اند، غیرقانونی و ناقض اصول دادرسی است، مگر اینکه پرونده به طور کامل مختومه و زمان بایگانی آن سپری شده باشد .
با توجه به اینکه دادگاه تجدیدنظر اخیرا رای صادر کرده و پرونده همچنان زنده است، امحا نمی‌توانسته انجام شود و اگر انجام شده، تخلف آشکار محسوب می‌شود .
در صورت امحا، حفظ نسخه الکترونیکی پرونده از طریق سامانه ثنا الزامی است و عدم آن تخلف است .
برای پیگیری، می‌توان به بازرسی قضایی یا حفاظت اطلاعات قوه قضاییه مراجعه کرد تا موضوع بررسی و عوامل امحا تحت تعقیب قرار گیرند .