آیا ایجاد پرونده واحدهای مجتمع مسکونی در دفتر هیئت مدیره قانونی است؟

با سلام
به عرض میرسانم و اینکه قانون اجازه نگهداری تصویر قولنامه موجر و مستاجر و تصویر شناسنامه مستاجر که واحد را اجاره کرده است را در این پرونده میدهد؟
با تشکر