در این مقاله می‌خواهم شما را با ۱۵ نوع از انواع وکالتنامه که شما در مراجع رسمی به آنها نیاز دارید، آشنا کنم.
به عنوان وکیل تاکید می‌کنم شناخت دقیق انواع و حدود قرارداد وکالت به اندازه تنظیم صحیح قرارداد حیاتی است؛ وگرنه یا کارتان در اداره ثبت و دادگاه به دلیل نقص اختیار متوقف و نقل و انتقال‌ها بی‌اعتبار می‌شود، یا با اعطای اختیارات بی‌حساب در معرض سوءاستفاده و مسئولیت مدنی و کیفری قرار می‌گیرید و به سبب ناآگاهی از قواعد عزل، انقضا و نسبت وکالت با اسناد بالادستی، هزینه‌های پنهان و دیرهنگام می‌پردازید.
در ادامه، فهرست ۱۵ نوع وکالتنامه را یک‌به‌یک با کاربرد واقعی، مزایا و ریسک‌ها، و نکات کلیدی نگارشی تشریح می‌کنم تا بتوانید به عنوان موکل یا وکیل، سندی بسازید که هم دقیق و معتبر باشد و هم به‌اندازه نیاز شما، نه کمتر و نه بیشتر، اختیار بدهد.
۱. وکالتنامه رسمی
ماده ۶۵۶ قانون مدنی: وکالت عقدی است که به موجب آن یکی از طرفین، طرف دیگر را برای انجام امری نایب خود می‌نماید.
این جمله کوتاه، بنیانِ بسیاری از جزئیات عملی را روشن می‌کند: وکالت عقد است، یعنی به ایجاب و قبول تحقق می‌یابد؛ وکالت نیابت است، یعنی وکیل قرارداد وکالت، کار را به حساب موکل انجام می‌دهد نه به حساب خود؛ و امر در وکالت باید قابلیت نیابت داشته باشد، پس هرجا مباشرت شخص موکل شرط ذات تعهد باشد، وکالت در آن راه ندارد.
اما وکالتنامه رسمی تنها وکالت نیست؛ سند رسمی وکالت است. ظرفِ رسمی بودن را ماده دیگری از قانون مدنی تعریف کرده است: ماده ۱۲۸۷ قانون مدنی: سند رسمی عبارت است از سندی که در اداره ثبت اسناد و املاک یا دفتر اسناد رسمی یا نزد سایر مامورین رسمی، در حدود صلاحیت آنها و بر طبق مقررات قانونی تنظیم شده باشد.
بنابراین، وکالت‌نامه‌ای که در دفتر اسناد رسمی و توسط سردفتر در حدود صلاحیت قانونی و مطابق تشریفات تنظیم شود، سند رسمی است؛ و همین رسمی بودن، به آن نیروی اثباتی و اجرایی ویژه‌ای می‌دهد.
در مقام دعوا، سند رسمی از تعرض‌های ساده مصون است؛ انکار و تردید نسبت به انتساب مندرجات اساسی آن شنیده نمی‌شود و تنها ادعای جعل یا بی‌اعتباری ناشی از تخلف از مقررات میتواند آن را بلرزاند. همین ویژگی است که بانک، اداره، مرجع ثبت یا دادگاه را نسبت به اتکا بر مفاد وکالتنامه رسمی مطمئن می‌کند.
ویژگی‌های وکالتنامه رسمی را به زبان کار می‌توان چنین توضیح داد:
- هویت و اهلیت امضاکنندگان در چارچوب نظام هویتی کشور و با اسناد معتبر احراز می‌شود؛ بنابراین طرف مقابل می‌داند شخصی که اختیار می‌دهد، همان کسی است که باید باشد و توان حقوقی لازم را دارد.
- موضوع و حدود اختیار با الفاظی روشن و در قالب‌های آزموده‌شده تنظیم می‌شود؛ برای مثال اگر هدف فروش ملک است، باید اختیار بیع و انتقال رسمی، مراجعه به ادارات ثبت، امضای اسناد، قبض ثمن و حسب نیاز اسقاط خیارات تا حد لزوم دقیقا قید شود.
- حق توکیل به غیر یعنی اینکه وکیل بتواند اختیار را به دیگری تفویض کند باید صریحا اعطا یا نفی شود؛ در غیاب تصریح، اصل بر عدم جواز تفویض است و بسیاری از عملیات اجرایی بدون این قید صریح متوقف می‌مانند.
- مدت و قلمرو وکالت میتواند محدود به زمان یا مکان خاصی شود یا به یک مورد معین تعلق گیرد؛ هرچه موضوع معین‌تر و موجه‌تر باشد، خطر سوءاستفاده یا اختلاف کاهش می‌یابد.
تفاوت عملی وکالتنامه رسمی با وکالتنامه عادی در همین نقاط برجسته می‌شود. وکالتنامه عادی حتی اگر امضای آن در دفترخانه گواهی امضا شده باشد سند رسمی به معنای ماده ۱۲۸۷ نیست؛ تشریفات تنظیم رسمی، احراز هویت و ظرفیت و نگهداری در دفاتر و سامانه‌های رسمی را ندارد و در مقام اثبات، در معرض انکار و تردید قرار می‌گیرد.
به همین دلیل، ادارات و بانک‌ها در امور حساس مانند نقل و انتقال املاک، فک رهن، صدور مفاصا، برداشت وجوه، تعویض پلاک خودرو به طور معمول وکالتنامه رسمی می‌طلبند و به وکالتنامه عادی حتی با گواهی امضا اعتماد نمی‌کنند یا آن را کافی نمی‌دانند.
وکالت هرچند در قالب سند رسمی اعطا شده باشد در زمره عقود جایز است و به حکم قانون با عزل موکل، استعفای وکیل، یا فوت و جنون هر یک از طرفین منحل می‌شود؛ بلاعزل کردن در متن وکالتنامه، تنها حق عزل را محدود می‌کند، نه اثر قواعد قهری انحلال را.
بنابراین وکالتنامه رسمی بلاعزل با فوت یا حجر از میان می‌رود، مگر آنکه ساز و کار قراردادی دیگری خارج از وکالت، حق مستقل لازم‌الوفایی برای وکیل ایجاد کرده باشد که منشا اقدامات بعدی قرار گیرد.
وکالت هرچند عام نوشته شود، نمی‌تواند به وکیل اجازه دهد اموری را که قانونا نیازمند تصریح ویژه یا قابل نیابت نیستند انجام دهد؛ برای مثال، انتقال ملک بدون تصریح به فروش و تنظیم سند رسمی، قبض ثمن بدون تصریح به دریافت و تسلیم، یا اسقاط حقوق جوهری موکل بدون تصریح روشن، در مقام اجرا با مقاومت جدی مواجه می‌شود.
مرجع تنظیم وکالتنامه رسمی، دفتر اسناد رسمی است؛ نهادی که به موجب قانون دفاتر اسناد رسمی و آیین‌نامه‌های مربوط، زیر نظارت سازمان ثبت اسناد و املاک کشور فعالیت می‌کند و سردفتر در حکم مامور رسمی در حدود صلاحیت قانونی خود اسناد را تنظیم می‌نماید.
تجربه من در دفترخانه نشان داده است که مسیر تنظیم یک وکالتنامه حرفه‌ای از همان گام اول یعنی تشخیص دقیق نیاز موکل شروع می‌شود: باید روشن شود وکالت برای چه کاری است، در کدام مرجع اجرا می‌شود، چه تشریفاتی در آن مرجع لازم است و چه اختیاراتی باید به صراحت گنجانده شود.
اگر هدف انتقال خودروست، قید مراجعه به مراکز تعویض پلاک، امضای اسناد نقل و انتقال، پرداخت عوارض و مالیات‌های متعلقه و قبض ثمن و تسلیم ضروری است؛ اگر هدف فروش ملک است، حضور در ادارات ثبت و شهرداری و دارایی، پرداخت بدهی‌ها و اخذ مفاصا، امضای مبایعه‌نامه و سند رسمی انتقال، قبض ثمن و صدور قبض رسید، و حسب مورد اسقاط خیارات تا حد لزوم باید با دقت آورده شود.
دفترخانه در مقام تنظیم قرارداد، پیش از هرچیز هویت و اهلیت موکل را احراز می‌کند؛ برای اشخاص حقیقی با مدارک هویتی معتبر، برای اشخاص حقوقی با اساسنامه، آگهی‌های ثبت و آخرین روزنامه رسمی و مدارک نمایندگی. اگر وکالت از سوی ولیّ قهری، قیم یا امین داده می‌شود، باید مستندات ولایت یا قیمومت ارائه شود و حدود اختیارات قانونی رعایت گردد.
در موارد خاص مانند اموال محجورین یا اموال عمومی، دفترخانه بدون نظارت مراجع ذی‌صلاح اجازه تنظیم اختیاراتی فراتر از قانون ندارد. همین ساز و کار نظارتی است که ارزش افزوده سند رسمی را رقم می‌زند؛ زیرا پیش از آنکه اختلافی رخ دهد، بسیاری از ایرادات حقوقی در آستانه دفترخانه دفع می‌شود.
نکته‌ای که در عمل بسیار پرسیده می‌شود، نسبت وکالت‌نامه‌های خارجی و وکالت‌نامه‌های کنسولی با نظام داخلی است.
اگر وکالت در سفارت یا کنسولگری جمهوری اسلامی ایران تنظیم شده باشد، در حکم سند رسمی محسوب می‌شود و پس از طی تشریفات ترجمه رسمی و تاییدات لازم، در مراجع داخلی قابل اجراست.
اگر وکالت در خارج و نزد مقام غیرایرانی صادر شده، برای قابلیت استناد در ایران نیازمند طی مسیر اعتباربخشی است: ترجمه رسمی، تایید وزارت امور خارجه کشور محل صدور، تایید نمایندگی جمهوری اسلامی ایران، و غالبا تنفیذ در یکی از دفاتر اسناد رسمی داخل کشور. بدون این زنجیره تاییدات، مراجع داخلی سند را در حد یک نوشته عادی تلقی می‌کنند و از پذیرش آن امتناع می‌ورزند.
در نظام ثبتی امروز، وکالت‌نامه‌های رسمی علاوه بر ثبت در دفاتر، در سامانه ثبت آنی نیز ثبت و شناسه یکتای آنها تولید می‌شود. این شناسه، ردیابی سند، کنترل صحت و پیشگیری از جعل و دستکاری را تسهیل می‌کند.
به ویژه در وکالت‌نامه‌های مالی حساس، بسیاری از بانک‌ها و ادارات هنگام پذیرش، صحت شناسه و مطابقت نسخه ارائه‌شده با نسخه موجود در سامانه را بررسی می‌کنند. از همین رو، من همیشه توصیه می‌کنم از دفترخانه نسخه برابر اصل یا نسخه الکترونیکی دارای بارکد دوبعدی دریافت شود تا در مراجع بعدی، نیازی به مراجعه مجدد برای گواهی رونوشت نباشد.
مساله الحاق یا تغییر مفاد وکالتنامه نیز تنها از مسیر سند رسمی ممکن است. اگر پس از تنظیم، بخواهید اختیار جدید بیفزایید یا اختیاری را محدود کنید، باید سند الحاقی یا اصلاحی در همان یا هر دفترخانه‌ای تنظیم شود. یادداشت‌های دستی، توافقات شفاهی یا مکاتبات خصوصی، در برابر مراجع رسمی اثرگذار نیست و اگر با مفاد سند رسمی تعارض داشته باشد، قابلیت استناد ندارد.
این قاعده، امنیت حقوقی طرفین و اشخاص ثالث را تضمین می‌کند و مانع از آن می‌شود که حدود اختیارات با نوشته‌های غیررسمی دستخوش تغییر شود.
اعتبار و اثر وکالتنامه رسمی را باید در سه میدان سنجید: میدان ادله، میدان اجرا، و میدان تعارض با حقوق اشخاص ثالث.
در میدان ادله، سند رسمی مزیتی تعیین‌کننده دارد: نسبت به مفاد و امضاهای اساسی، انکار و تردید شنیده نمی‌شود و طرف مدعی بی‌اعتباری باید یا جعل را اثبات کند یا تخلف از مقررات قانونی در تنظیم را نشان دهد. این بار اثباتی سنگین‌تر برای معترض، نقطه قوت سند رسمی است و در عمل، بسیاری از منازعات را خاتمه می‌دهد یا به سازش هدایت می‌کند.
اگر کسی مدعی شود وکالتنامه به اکراه یا تقلب به امضای او رسیده، نمی‌تواند صرفا با انکار، بار را به دوش طرف مقابل بیندازد؛ باید با ادله‌ای قوی، ادعای خود را ثابت کند.
در میدان اجرا، وکالتنامه رسمی سندی است که مراجع اداری و بانکی به آن عمل می‌کنند. بانک برای پرداخت وجوه، انتقال سپرده یا تحویل دسته‌چک، به وکالتنامه رسمی با تصریح اختیارات لازم نیاز دارد؛ اداره ثبت برای انتقال ملک، فک‌رهن یا اصلاح سند مالکیت، اختیار رسمی متناسب می‌طلبد؛ دفاتر خدمات خودرویی برای تعویض پلاک و تنظیم سند قطعی، وکالتنامه رسمی با تصریح اختیارات مربوط را می‌خواهند.
اگر مفاد وکالت، مثلا قبض ثمن یا اسقاط خیارات را تصریح نکرده باشد، دفترخانه انتقال رسمی را متوقف می‌کند یا بانک پرداخت را نمی‌پذیرد. به همین دلیل، نگارش دقیق حدود اختیارات نه یک امر تشریفاتی، که شرط قابلیت اجراست.
از حیث آثار نسبت به اشخاص ثالث، اصل بر آن است که وکیل در حدود وکالت، نماینده موکل است و عملِ او عینا به موکل منسوب می‌شود؛ پس هر تعهد یا ایقاعی که در دایره اختیار انجام دهد، مستقیما برای موکل اثر دارد.
اگر وکیل از حدود اختیار تجاوز کند، عمل او در برابر موکل غیرنافذ است و صحت آن موقوف به اجازه موکل خواهد بود؛ ثالث نیز نباید از وکیل فراتر از اختیار، حق‌طلبی کند، مگر آنکه در ظاهرِ امر، اسباب متعارفی برای اعتماد به اختیار گسترده‌تر وجود داشته و کوتاهی در احراز حدود اختیار به ثالث قابل نسبت نباشد.
از همین روست که من در تنظیم سند فروش به استناد وکالت، همواره از طرف مقابل می‌خواهم اصل یا رونوشت برابر اصل وکالتنامه را ببیند، حدود اختیارات را شخصا کنترل کند و در صورت تردید، از دفترخانه تنظیم‌کننده استعلام بگیرد. اتکای صرف به ادعای شفاهی وکیل، طرف مقابل را در معرض ریسک عدم نفوذ قرار می‌دهد.
یکی از پرسش‌های پرتکرار، نسبت بلاعزل بودن و بقای وکالت است. بلاعزل بودن، حق عزل وکیل را از موکل سلب یا محدود می‌کند، اما قواعد قهری انحلال مانند فوت، جنون یا سفه را کنار نمی‌زند.
در عمل، اگر وکالت برای فروش ملک اعطا شده و به صورت بلاعزل تنظیم شده باشد، موکل نمی‌تواند به دلخواه وکیل را کنار بگذارد؛ اما اگر یکی از طرفین فوت کند، وکالت منتفی است و وکیل دیگر اختیار ندارد، مگر آنکه جدای از وکالت، حق یا عوضی لازم‌الوفا به او تعلق گرفته باشد که مبنای اقدام مستقل قرار گیرد.
بسیاری می‌کوشند با درج عبارت‌های کلی، وکالت را از انحلال قهری مصون کنند؛ این تلاش، بدون ساز و کارهای حقوقیِ دیگری چون عقد لازمِ مستقل یا انتقال مشروطِ حق نتیجه نمی‌دهد و در برابر اشخاص ثالث نیز پایدار نیست.
اثر دیگرِ جدی، ابلاغ انحلال به اشخاص ثالث است. اگر موکل وکیل را عزل کند، تا زمانی که خبر عزل به وکیل و به اشخاصی که عرفا باید بدانند ابلاغ نشده، اقدامات انجام‌شده در حدود اختیار سابق میتواند روابط را مخدوش کند.
من در عمل، پس از عزل یا پس از انقضای مدت وکالت، مراتب را در دفترخانه ثبت اطلاع می‌کنم، به وکیل اظهارنامه رسمی می‌فرستم و حسب موضوع، به مراجع مرتبط مانند بانک، اداره ثبت یا مرکز تعویض پلاک نیز ابلاغ می‌دهم. این زنجیره اطلاع‌رسانی، ریسک استناد ثالثِ بی‌خبر به وکالتنامه منتهی شده را کاهش می‌دهد و در دادگاه، موکل را در موقعیت دفاعی بهتری می‌نشاند.
جایگاه وکالتنامه رسمی در تعارض با قواعد آمره نیز باید روشن باشد. سند رسمی حتی اگر بلاعزل باشد یا عموم اختیارات را برشمرده باشد نمی‌تواند محدودیت‌های قانونی را کنار بزند.
اگر فروش مالی به موجب قانون ممنوع باشد، وکالت نمی‌تواند آن را ممکن کند؛ اگر تصرفی نیازمند اجازه مرجع قضایی است، وکالت به‌تنهایی کفایت نمی‌کند؛ اگر حقی ذاتا قابل اسقاط نیست، حتی تصریح به اسقاط آن در متن وکالت، در برابر قانون تاب نمی‌آورد.
از این روست که من همواره موضوع وکالت را با قانون حاکم بر آن موضوع می‌سنجم و هرجا قانون، منع یا تشریفات خاصی مقرر کرده، همان را در متن وکالت منعکس می‌کنم تا سند هم معتبر باشد و هم قابل اجرا.
۲. وکالتنامه عادی
در حقوق ما، اسناد یا رسمی‌اند یا عادی. هر سندی که در محدوده ماده ۱۲۸۷ قانون مدنی نگنجد یعنی نزد مامور رسمی و بر طبق مقررات قانونی تنظیم نشده باشد عادی تلقی می‌شود.
وکالت‌نامه‌ای که شما در خانه، محل کار یا حتی روی سربرگ شرکت تنظیم و امضا می‌کنید، مادامی که به دفترخانه برای تنظیم رسمی نبرده‌اید، وکالتنامه عادی است.
این سند از حیث ماهیت، همچنان عقد وکالت را منعقد می‌کند؛ یعنی وکیل در چارچوب اختیارات مندرج، نماینده شماست و عمل او اگر در حدود اختیار باشد به شما منسوب می‌شود. تفاوت در ظرف اثباتی و دامنه پذیرش اداری است، نه در اصل ماهیت عقد.
در عمل، وکالتنامه عادی زمانی به کار می‌آید که موضوع، ساده، کم‌ریسک و فاقد تشریفات خاص باشد: تحویل گرفتن یک بسته یا نامه، پیگیری یک کار اداری غیرحساس، دریافت یک رونوشت غیرمحرمانه از یک اداره، حضور در جلسه‌ای برای ارائه مدارک، یا انجام اقداماتی که مرجع طرف مقابل، صرفا اذن کتبی شما را می‌خواهد نه سند رسمی.
من در چنین مواردی برای موکل سندی می‌نویسم که چهار ستون اصلی را دقیق و روشن حمل کند: معرفی دقیق موکل و وکیل، شرح صریح موضوع نیابت، تعیین مدت و قلمرو، و تصریح به حدود اختیارات.
هرچه موضوع جزئی‌تر و محدودتر باشد، مرجعِ طرفِ مقابل راحت‌تر می‌پذیرد و ریسک سوءاستفاده یا برداشت موسّع پایین‌تر می‌آید.
یک نکته کلیدی این است که گواهی امضا در دفترخانه، وکالتنامه عادی را رسمی نمی‌کند. گواهی امضا صرفا به این معناست که سردفتر هویت امضاکننده را دیده و تایید کرده امضا متعلق به همان شخص است؛ بنابراین سند همچنان عادی است ولی دعوی انکار امضا نسبت به آن دشوارتر می‌شود.
در بسیاری از کاربردهای روزمره، همین حد از اطمینان کافی است: شرکت خصوصی برای تحویل اوراق، بانک برای کاری کم‌اهمیت در سطح شعبه، یا اداره‌ای که صرفا رضایت شما را می‌خواهد، با وکالتنامه عادی دارای گواهی امضا همراه می‌شود. اما هرجا پای انتقال حق عینی، برداشت وجه، تعهدات مالی سنگین یا اقداماتی با آثار بلندمدت در میان باشد، معمولا وکالتنامه عادی حتی با گواهی امضا پاسخگو نیست.
در نسبت با وکالت دادگستری نیز باید مرزها روشن باشد. وکالتنامه وکیل دادگستری که بین وکیل و موکل امضا و به دادگاه تقدیم می‌شود، از منظر شکلی سند رسمی نیست، اما قانون آیین دادرسی و قوانین مربوط به وکالت، آن را در چارچوب خاصی معتبر دانسته‌اند و محاکم بر مبنای آن، سمت وکیل را می‌پذیرند.
این وکالتنامه جایگزین وکالتنامه رسمیِ دفترخانه‌ای برای طرح دعوا و دفاع در دادگاه است و نیازی ندارد حتما در دفترخانه تنظیم شود. بنابراین اگر موضوع، صرفا نمایندگیِ شما نزد دادگاه است، فرم وکالتنامه وکیل کفایت می‌کند و نیازی نیست برای این منظور، سند رسمیِ عام تنظیم کنید.
کاربرد دیگر وکالتنامه عادی، زمان‌هایی است که باید اذن محدود و فوری بدهید اما دسترسی به دفترخانه ندارید: سفر خارج از شهر، فوریت اداری در ساعات غیراداری، یا نیاز به اقدام در مهلتی کوتاه. در این سناریوها، من معمولا نسخه‌ای از متن استانداردِ وکالت عادی با گواهی امضا به موکل می‌دهم تا در مواقع اضطرار، پل موقت باشد تا زمانی که وکالتنامه رسمی تنظیم شود.
با این همه تاکید می‌کنم این پل موقت را به ستون اصلی تبدیل نکنید؛ هرجا که ریسک مالی یا حقوقی بالا می‌رود، ظرف عادی تاب نمی‌آورد.
در نهایت، وکالتنامه عادی از لحاظ ماهوی، همان وکالت است: جایز بودن، امکان عزل و استعفا، انحلال با فوت یا جنون، ضرورت تصریح حق توکیل به غیر در صورت نیاز، و لزوم تعیین موضوع و حدود اختیار. تفاوت در این است که اثبات، پذیرش و اجرا در مراجع رسمی، به مراتب دشوارتر و شکننده‌تر خواهد بود.
تفاوت وکالتنامه عادی با وکالتنامه رسمی:
- تفاوت اصلی از رسمی بودن می‌آید. سند رسمی از جمله وکالتنامه رسمی به حکم قانون دارای امتیازات اثباتی ویژه است: نسبت به مفاد اساسی، انکار و تردید شنیده نمی‌شود و کسی که می‌خواهد آن را بی‌اعتبار کند، باید ادعای جعل یا نقض مقررات قانونی در تنظیم را ثابت کند. در مقابل، سند عادی در معرض انکار و تردید است؛ خوانده میتواند امضا یا انتساب را انکار کند و بارِ ابتدایی اثبات بر دوش ارائه‌کننده می‌افتد. همین تفاوت، مسیر دادرسی را عوض می‌کند: با وکالتنامه رسمی، شما از ایستگاه اول عبور کرده‌اید؛ با وکالتنامه عادی، تازه باید در ایستگاه اول، اصالت و انتساب را ثابت کنید.
- تفاوت دوم در پذیرش اداری و بانکی است. ادارات ثبت، شهرداری‌ها، سازمان امور مالیاتی، بانک‌ها و موسسات مالی، برای اقداماتی که ایجاد، انتقال، تغییر یا زوال حق می‌کند مانند انتقال ملک، فک‌رهن، اخذ مفاصا، برداشت وجوه قابل توجه، تعویض پلاک خودرو و تنظیم سند قطعی تقریبا همیشه وکالتنامه رسمی با تصریح اختیارات لازم را می‌خواهند. وکالتنامه عادی حتی با گواهی امضا در این مراجع کفایت نمی‌کند، مگر در امور بسیار جزئی. دلیل ساده است: مراجع رسمی می‌خواهند مطمئن باشند هویت و اهلیت موکل احراز شده، حدود اختیار به‌درستی تنظیم شده و سند در سامانه رسمی ثبت شده و قابل رهگیری است.
- تفاوت سوم رهگیری و نظارت است. وکالتنامه رسمی در سامانه ثبت آنی دارای شناسه یکتاست؛ دفترخانه نسخه الکترونیکی قابل استعلام دارد و هر مرجعی میتواند اصالت آن را کنترل کند. وکالتنامه عادی چنین پشتوانه‌ای ندارد؛ نهایتا میتواند گواهی امضا داشته باشد یا در دبیرخانه یک سازمان ثبت ورود شود، اما نظام واحدی برای استعلام و کنترل همگانی ندارد. نتیجه عملی این است که اگر نزاعی درباره اصالت، تاریخ یا مفاد سند پیش آید، با سند عادی راه دشوارتر می‌شود و امکان سوءاستفاده بیشتر.
- تفاوت چهارم به مهندسی اختیارات مربوط است. در دفترخانه، سردفتر به‌طور حرفه‌ای کمک می‌کند مفاد وکالت متناسب با هدف تنظیم شود: اگر فروش ملک است، اختیار مراجعه به اداره ثبت، شهرداری و دارایی، امضای مبایعه‌نامه و سند رسمی انتقال، قبض ثمن و اسقاط خیارات تا حد لزوم را می‌گنجاند؛ اگر کار بانکی است، اختیار افتتاح، بستن یا برداشت از حساب، دریافت دسته‌چک و تنفیذ امضا را تصریح می‌کند. در سند عادی، این ظرافت‌ها غالبا گم می‌شود و در روز اجرا، همان یک کلمه جا افتاده، کار را می‌خواباند. بارها دیده‌ام وکالتنامه عادی برای فروش نوشته‌اند اما اختیار قبض ثمن یا امضای سند رسمی را تصریح نکرده‌اند؛ نتیجه این است که حتی اگر طرف مقابل بپذیرد، دفترخانه انتقال را انجام نمی‌دهد.
- تفاوت پنجم هزینه و زمان است. وکالتنامه عادی سریع و کم‌هزینه تنظیم می‌شود؛ وکالتنامه رسمی هزینه حق‌التحریر و تمبر دارد و نیازمند مراجعه حضوری و رعایت تشریفات است. اما این صرفه‌جویی کوتاه‌مدت، اگر موضوع حساس باشد، معمولا به هزینه‌های سنگین دادرسی و اجرا تبدیل می‌شود. من به موکل توضیح می‌دهم که معیار انتخاب ظرف، باید حساسیت موضوع باشد، نه صرفا هزینه لحظه‌ای.
- و نهایتا، تفاوت ششم اثر نسبت به ثالث است. اصل در هر دو سند یکی است: وکیل در حدود اختیار، نماینده موکل است. اما ثالث عاقل، برای اقداماتی با ریسک بالا، به سند رسمی اعتماد می‌کند؛ اگر به سند عادی تکیه کند و بعدا موکل انتساب را انکار کند یا ادعای انحلال کند، ثالث در موقعیت دشوار اثباتی قرار می‌گیرد. در مقابل، با سند رسمی، ثالث از سپر اثباتی بهره‌مند است و دعوای انکار معمولا در نطفه می‌ماند.
محدودیت وکالتنامه عادی، پذیرش محدود آن در مراجع کلیدی است. برای انتقال املاک، فک یا ایجاد رهن، انجام تشریفات ثبتی، تعویض پلاک و تنظیم سند قطعی خودرو، برداشت مبالغ مهم از حساب‌های بانکی، یا هر اقدامی که اثر حقوقی سنگین دارد، عملا باید سند رسمی ارائه شود.
وکالتنامه عادی حتی با گواهی امضا در این میدان‌ها یا پذیرفته نمی‌شود یا کار را نیمه‌کاره می‌گذارد. بنابراین اگر هدف شما هر امر مالی یا ثبتی مهم است، تکیه بر سند عادی خطاست.
عیب دیگر ضعف/شکنندگی اثباتی است وکالتنامه عادی در معرض انکار و تردید است؛ موکل میتواند بگوید امضا متعلق به او نیست یا سند جعلی است، و بارِ اثبات بر دوش شما می‌افتد.
حتی با گواهی امضا، باز هم درباره مفاد و حدود اختیار، امکان اختلاف بسیار است: آیا فروش شامل اسقاط خیارات می‌شود؟ آیا پیگیری شامل امضای قرارداد لازم‌الاجراست؟ آیا دریافت شامل قبض و ابراء است؟ این ابهام‌ها را در سند رسمی با الفاظ جاافتاده و تجربه دفترخانه کاهش می‌دهیم؛ در سند عادی، خطر فهم متفاوت بالاست و یک کلمه میتواند دعوا ایجاد کند.
سند رسمی شناسه یکتا دارد، در سامانه ثبت می‌شود، رونوشت رسمی دارد و قابل استعلام است. سند عادی چنین زیرساختی ندارد؛ اگر گم شود، اگر نسخه‌های متعارض از آن پدید آید، یا اگر تاریخ‌های مختلف روی آن درج شود، احراز حقیقت برای مرجع رسیدگی دشوار می‌شود.
این دشواری در دعاوی کیفریِ مربوط به سوءاستفاده از وکالت‌نامه‌ها مانند کلاهبرداری یا خیانت در امانت کار را برای اثبات حق سخت‌تر می‌کند.
وکالت عقدی جایز است و با عزل، استعفا، فوت یا جنون، منحل می‌شود؛ اما در سند عادی، اثبات ابلاغِ عزل یا انقضا به وکیل و به اشخاص ثالثِ ذی‌ربط مشکل‌تر است. در سند رسمی، می‌توان از مسیر دفترخانه ثبت اطلاع کرد و در مراجع ذی‌ربط، به استناد همان ثبت، جلوی اقدامات بعدی را گرفت.
در سند عادی، ناچارید با اظهارنامه‌ها و مکاتبات متعدد و گاه شکایت‌های تکمیلی نشان دهید که از تاریخ مشخص، اختیار پایان یافته است. در این فاصله، اگر ثالث بی‌خبر اقدامی کند، حل اختلاف پیچیده می‌شود.
بسیاری از مراجع برای پذیرش تفویض اختیار به غیر یا برای انجام اقداماتی مانند اسقاط حقوق جوهری، دریافت خسارت یا وجه التزام، تنظیم و امضای سند رسمی، قبض ثمن یا انتقال حقوق ثبت‌شده، تصریح روشن و ظرف رسمی می‌خواهند.
در سند عادی، حتی اگر عبارت‌ها دقیق باشد، مرجع مقابل غالبا به قاعده احتیاط، آن را نمی‌پذیرد. نتیجه این است که وکیلی که با سند عادی سراغ کار جدی می‌رود، پشت درهای بسته می‌ماند.
از آنجایی که سند عادی آسان تنظیم می‌شود، گاهی افراد بدون مشاوره حقوقی و با عباراتی کلی، اختیارات وسیع می‌دهند: هر اقدام لازم برای فروش، دریافت، پرداخت، امضا و… بدون تعیین مورد، مدت یا سقف. اگر وکیل از این اختیارات موسع استفاده‌ای کند که موکل نمی‌پسندد، مسیر ابطال آثار یا اثبات خروج از حدود اختیار، پرهزینه و زمان‌بر خواهد بود. در مقابل، سند رسمی با مهندسی دقیق اختیارات، مرزها را محکم می‌کند و جلوی بسیاری از سوءبرداشت‌ها را می‌گیرد.
اگر قرار است از وکالتنامه شما در خارج از کشور یا نزد یک سازمان بین‌المللی استفاده شود، معمولا باید یا سند کنسولی تنظیم کنید یا وکالتنامه رسمیِ قابل ترجمه و تایید ارائه دهید. سند عادی حتی اگر ترجمه رسمی شده باشد در بسیاری از این مراجع، فاقد اعتبار است. در روابط بین‌سازمانی داخل کشور نیز شرکت‌ها، بانک‌ها و نهادهای بزرگ، برای جلوگیری از ریسک‌های تطبیق و مبارزه با پولشویی، صرفا سند رسمی را می‌پذیرند.
با وجود این محدودیت‌ها، اگر ناچارید از وکالتنامه عادی استفاده کنید، می‌توان با چند تمهید ریسک را کاهش داد. من همیشه موضوع را معین و محدود می‌نویسم؛ مثلا به جای فروش اموال، می‌نویسم فروش دستگاه ایکس با شماره سریال … و نه بیشتر.
مدت را کوتاه و قابل تمدید می‌گذارم و قلمرو مکانی را اگر ممکن باشد مشخص می‌کنم. حق توکیل به غیر را فقط در صورت ضرورت می‌دهم و اگر دادم، دایره آن را می‌بندم. درباره دریافت وجه، سقف و نحوه را تعیین می‌کنم و وکیل را مکلف به ارائه رسید می‌سازم.
نشانی‌های طرفین را دقیق می‌آورم تا هر ابلاغی به استناد همان نشانی معتبر باشد. و مهم‌تر از همه، امضا را در دفترخانه گواهی می‌کنم تا دست‌کم بحث انکار امضا فروکش کند. این تمهیدات سند عادی را رسمی نمی‌کند، اما برای روز اختلاف، سپری حداقلی فراهم می‌آورد.
۳. وکالتنامه بلاعزل
از نظر ماهوی، وکالت همچنان همان عقد نیابت است که قانون مدنی در مواد ۶۵۶ به بعد ترسیم کرده است؛ یعنی منِ موکل، دیگری را نایب خود می‌سازم تا کاری را به حساب من انجام دهد.
خصلت پیش‌فرض این عقد جایز بودن است؛ در نتیجه مطابق قاعده عام ماده ۶۷۹، موکل میتواند هر زمان وکیل را عزل کند و وکیل نیز هر زمان استعفا دهد.
بلاعزل کردن، تلاشی قراردادی برای محدود کردنِ همین امکان عزل است؛ به زبان ساده یعنی موکل با اراده خویش حق عزل را از خود سلب یا محدود می‌کند تا وکالت تا پایان کار باقی بماند. این سلب حق یا با درج شرط صریح در متن وکالت حاصل می‌شود یا کارآمدتر از آن با قرارداد لازم مستقلی که حق‌العمل وکیل یا تمام کردن کار را برای او الزام‌آور می‌کند.
اما بلاعزل بودن در حقوق ما سقف دارد. حتی اگر در متن بنویسید این وکالت بلاعزل و غیرقابل ضیق و محدودیت است، قواعد قهری ماده ۶۷۸ بر آن حاکم است: وکالت با عزل، استعفا، و همچنین با فوت یا جنون هر یک از طرفین منحل می‌شود. سلب حق عزل، فقط دست موکل را از اعلام عزل کوتاه می‌کند؛ ولی جلوی انحلال قهری به سبب فوت یا حجر را نمی‌گیرد.
همین‌جاست که بسیاری از معاملات مبتنی بر وکالت بلاعزل، در مواجهه با فوت ناگهانی موکل یا وکیل فرو می‌ریزند و تصور رایجِ این سند هرگز از بین نمی‌رود با واقعیت حقوقی فاصله می‌گیرد.
برای نزدیک کردن وکالت به ثبات عملی، در خود متن وکالت، عبارت بلاعزل را با دقت می‌نویسم و حدود اختیار را چنان معین می‌کنم که وکیل برای انجام دقیق ماموریت خود به تردید نیفتد؛ مثلا در فروش ملک، اختیار مراجعه به ثبت، دارایی، شهرداری، امضای مبایعه‌نامه و سند رسمی، قبض ثمن و تسلیم، و حسب مورد اسقاط خیارات لازم را به صراحت می‌آورم تا اجرای کار منوط به اخذ اجازه‌های بعدی نباشد.
همچنین بلاعزل بودن را نه صرفا به صورت یک جمله، بلکه در ضمن عقد لازم شرط می‌کنم؛ یعنی در قالب صلح یا تعهد لازم، موکل ملتزم می‌شود حق عزل را اعمال نکند و اگر اعمال کرد، مسئول جبران خسارت یا انجام تعهد جایگزین باشد.
این لایه هر چند مانع اثر حقوقیِ اعلام عزل نمی‌شود، اما آثار مالی بازدارنده ایجاد می‌کند و وکالت را از گزند تغییرات سلیقه‌ای مصون‌تر می‌سازد.
در مواردی که وکالت برای اجرای تعهدی قطعی است مثلا فروش مالی که ثمنش به تمامی پرداخت شده از ساز و کارهای مکمل استفاده می‌کنم: تعهد لازم به انتقال، اقرار به وصول ثمن، تسلیم ید و قبضِ مدارک اصلی. این مجموعه باعث می‌شود حتی اگر وکالت به‌سبب عارضه‌ای از میان برود، راه الزام به تنظیم سند یا استرداد عوضین همچنان باز بماند.
نکته فنی دیگر، نسبت وکالت بلاعزل با توکیل به غیر است. مطابق ماده ۶۷۲، وکیل جز با اذنِ موکل حق تفویض ندارد. اگر بنا دارید وکیل بتواند کار را به دیگری بسپارد که در عمل بسیار رخ می‌دهد باید حق توکیل به غیر صریحا اعطا شود. در غیر این صورت، وکالت حتی اگر بلاعزل باشد به شخص وکیل گره می‌خورد و با عدم امکان حضور وی، مسیر اجرا می‌لنگد.
در پرونده‌هایی که وکیل در شهر یا کشور دیگری ساکن است، من همواره حق توکیل را با دایره‌ای معین (مثلا فقط برای تنظیم سند رسمی در فلان دفترخانه یا فقط برای پیگیری پرونده در فلان مرجع) می‌نویسم تا کنترل و نظارت از دست خارج نشود.
از حیث انفساخ، مواد ۶۸۱ و ۶۸۲ به ظرافت‌های دیگری اشاره دارند: اگر موکل خود موضوع وکالت را انجام دهد یا اقدامی منافی با وکالت انجام دهد، یا اگر وکیل ماموریت را انجام دهد، وکالت نسبت به آن قسمت منفسخ می‌شود.
این قواعد در بلاعزل هم جاری است. بنابراین وقتی برای فروش یک واحد مشخص وکالت بلاعزل می‌دهم و وکیل معامله را انجام می‌دهد، وکالت نسبت به همان واحد پایان می‌یابد؛ یا اگر خودِ موکل پیش‌دستانه همان واحد را منتقل کند، وکالت در آن بخش موضوعیت نخواهد داشت.
من در نگارش، این فروض را پیش‌بینی و ساز و کار اطلاع‌رسانی و ارائه مستندات انجام کار را می‌گنجانم تا محل نزاع باقی نماند.
محبوب‌ترین میدان وکالت بلاعزل، معاملات ملکی است. هنگامی که طرفین می‌خواهند سریع، بی‌نیاز از حضور مکررِ فروشنده، و در چارچوب زمانی خاص، انتقال رسمی را انجام دهند، فروشنده به خریدار یا به شخص ثالث معتمد، وکالت بلاعزلِ فروش می‌دهد.
من در چنین سناریویی، به جای اتکای صرف بر وکالت، بسته‌ای از اسناد می‌سازم: قولنامه لازم‌الاجرا یا بیع‌نامه‌ای که پرداخت ثمن را ثبت کرده، اقرارنامه وصول ثمن، تحویل ید و مدارک، و وکالتنامه رسمی بلاعزل با اختیارات کامل.
اگر وکالت به هر دلیل منحل شد، تعهد لازم انتقال و ادله پرداخت ثمن راهگشاست؛ در برابر ورثه یا اشخاص ثالث، خریدار فقط به وکالت متکی نیست؛ دفترخانه و ادارات، با دیدن انسجام اسناد، تعلل کمتری در اجرای انتقال نشان می‌دهند. با این همه، به موکل صریح می‌گویم: هیچ وکالتی حتی بلاعزل جانشین انتقال رسمی به‌موقع نیست.
هر روز تاخیر، ریسک فوت، حجر یا ممنوع‌المعامله شدن را بالا میبرد و میتواند تمام سرمایه‌گذاری را در برهوت اختلاف بیندازد. سیاست من همیشه این است: وکالت بلاعزل را نردبان کنید، نه سقف؛ هرچه زودتر روی آن از دیوار تشریفات عبور کنید و سند رسمی را بگیرید.
در رهن‌های بانکی و معاملات وثیقه‌ای نیز وکالت بلاعزل نقش پررنگی دارد. بانک‌ها معمولا در قراردادهای تسهیلات، از مشتری وکالت بلاعزل می‌گیرند برای توثیق، فک رهن، امضای اسناد تضمینی، یا حتی فروش وثیقه در صورت نکول. این وکالت‌ها به بانک اجازه می‌دهد بدون نیاز به حضور دوباره مشتری، فرآیندهای ثبتی را جلو ببرد.
در اینجا توازن منافع حیاتی است: اختیارات بانک باید دقیقا به همان حوزه‌ای محدود شود که به تضمین و استیفای طلب مربوط است؛ اگر عبارات کلی و موسع باشد، خطر تجاوز از حدود اختیار و ایجاد اختلافات جدی شکل می‌گیرد.
من هنگام بازخوانی فرم‌های بانکی، عبارات مبهم را اصلاح و در صورت لزوم، با افزودن قیدهای شفاف، دامنه اجرا را به وثیقه‌های معین و عملیات مشخص مقید می‌کنم. هم برای بانک، ریسک مسئولیت را کم می‌کند و هم برای مشتری، امنیت می‌سازد.
در روابط برون‌مرزی نیز وکالت بلاعزل رایج است؛ مثلا ایرانی مقیم خارج به نزدیکان خود برای فروش مال، پیگیری ارث یا امور ثبتی در داخل، وکالت بلاعزل می‌دهد. در اینجا، شکل سند اهمیت مضاعف دارد: اگر وکالت نزد نمایندگی‌های جمهوری اسلامی ایران در خارج تنظیم شود، در حکم سند رسمی است؛ در غیر این صورت، باید سلسله تاییدات کنسولی و تنفیذ داخلی را طی کند تا در ادارات و دفاتر اسناد ایران پذیرفته شود.
من همیشه پیش از تنظیم، مسیر اجرا را از انتها نگاه می‌کنم: کدام اداره یا دفترخانه قرار است به این وکالت عمل کند؟ همان مرجع چه جزئیاتی را می‌طلبد؟ سپس متن را با نیاز واقعی منطبق می‌نویسم تا در مرز اجرا کمبود لفظی کار را نخواباند.
یک کاربرد حساس دیگر، وکالت بلاعزل برای انتقال سهام یا حقوق شرکت است. سازمان ثبت شرکت‌ها و کارگزاری‌ها در پذیرش وکالت برای نقل و انتقال سهم‌الشرکه یا سهام، وسواس دارند.
اگر در متن، حدود اختیار دقیقا مطابق رویه آن مرجع نباشد مثلا تصریح به حضور در مجامع، امضا و تقاضای ثبت تغییرات، تسلیم مدارک، دریافت گواهی‌ها پرونده معطل می‌شود. من با توجه به دستورالعمل‌های داخلی این مراجع، متن را طوری می‌چینم که حلقه‌ای جا نماند و از همان ابتدا اسناد شناسایی و نمایندگیِ اشخاص حقوقی طرف مقابل نیز آماده باشد.
سوال محوری همین‌جاست: آیا در وکالتنامه بلاعزل می‌توان وکیل را عزل کرد یا نه؟ پاسخ حقوقیِ دقیق این است: موکل حق عزل را در قرارداد از خود سلب کرده و بنابراین اگر علی‌رغم این سلب، اعلام عزل کند، در برابر وکیل متعهد به جبران خسارت یا انجام تعهدات جایگزین می‌شود؛ اما این اعلام، به خودی خود نمی‌تواند وکالت را برجا نگه دارد.
برخی محاکم، در مواجهه با اعلام عزلِ برخلاف شرط بلاعزل، به بقا یا لااقل قابلیت استناد وکالت تا انجام ماموریت رای داده‌اند، اما جریان غالب، همان است که از نص ماده ۶۷۹ فهم می‌شود: سلب حق عزل، اثر قراردادی دارد نه تغییر ماهیت عقد جایز. یعنی اعلام عزل، از حیث انحلال، روی وکالت اثر می‌گذارد، ولی عاقدِ ناقضِ شرط در معرض ضمان قراردادی قرار می‌گیرد. برای کاهش این تعارض، من بلاعزل بودن را در ضمن عقد لازم می‌نشانم و در کنار آن، تعهد مثبت به همکاری تا انجام کار را می‌گنجانم تا اگر موکل عزل را اعلام کرد، دادگاه بتواند او را به همکاری یا تحمل آثار وکالت تا انجام ماموریت وادارد.
در برابر استعفای وکیل نیز بلاعزل بودن کارساز نیست. وکیل میتواند از سمت خود کناره‌گیری کند؛ مگر آنکه در ضمن عقد لازم، تعهد داده باشد تا پایان کار بماند و در صورت ترک، مسئول خسارت باشد.
من در ماموریت‌های مهم مثل فروش ملکی که تمام ثمنش پرداخت شده تعهدِ لازم بقای وکیل را می‌گیرم و برای روز اضطرار، حق توکیل به غیر را نیز پیش‌بینی می‌کنم تا اگر وکیل کنار رفت یا ناچار به خروج شد، کار متوقف نماند.
اما قاطع‌ترین مرز، همان انحلال قهری به سبب فوت، جنون یا سفه یکی از طرفین است. اینجا هیچ عبارتی در متن وکالت حتی بلاعزل جلوی انفساخ را نمی‌گیرد. راه‌حل عملی چیست؟ من در قرارداد اصلی، مسیرهای جایگزین را فعال می‌کنم: اگر فروشنده فوت کرد، ورثه به موجب تعهد لازم پیشین ملزم به انتقال‌اند؛ اگر وکیل فوت کرد، با حق توکیل به غیر یا تعیین وکلای متعدد با حق اقدام منفرد، کار به دست سایرین می‌افتد.
همچنین در معاملات سنگین، به جای تکیه کامل بر وکالت، از نهادهایی مانند بیع شرط نتیجه یا صلح حقوق استفاده می‌کنم تا انتقالِ حق، از وکالت مستقل شود و ریسکِ فوت، کل سازه را فرو نریزد. این طراحی قراردادی به مهارت و شناخت دقیقِ رویه دفاتر اسناد نیاز دارد و نباید با فرم‌های کلیشه‌ای جایگزین شود.
موضوع دیگری که در دعواها زیاد می‌بینم، اعمالی است که موکل شخصا انجام می‌دهد و به‌موجب ماده ۶۸۱ موجب انفساخ می‌شود.
اگر موکل، علی‌رغم وکالت بلاعزل، خود راسا موضوع وکالت را انجام دهد مثلا ملکی را که وکیل مامور فروش آن بوده، بفروشد وکالت نسبت به همان موضوع پایان می‌یابد.
در این حالت، وکیل برای مطالبه حق‌الزحمه یا خسارت، باید به قرارداد لازم جانبی یا شرط‌های جریمه متوسل شود. من برای پیشگیری از این تقابل، در متن بیع‌نامه یا صلح‌نامه، شرط عدم مداخله مستقیم موکل را تا پایان ماموریت می‌آورم و ضمانت اجرای مالی برای نقض آن قرار می‌دهم تا بلاعزل از سطح شعار به سطح الزام مالی ارتقا یابد.
۴. وکالتنامه معلق یا مشروط
منظور از وکالتنامه معلق یا مشروط، وکالتی است که نفوذ و قابلیت استنادش معلق بر وقوع یک امر معین باشد؛ یعنی عقد وکالت منعقد می‌شود، اما آثار نمایندگی تا زمان تحقق شرط، جاری نمی‌گردد. این ساختار بر بنیان قواعد عام تعلیق در عقود و نیز نظام شرط در قراردادها قابل تحلیل است و با طبیعت عقد وکالت در فصل ۶۵۶ تا ۶۸۳ هماهنگ می‌ماند.
در چنین وکالتی، من به‌صراحت می‌نویسم که اختیار وکیل از تاریخ تحقق فلان امر آغاز می‌شود یا تا زمان صدور مفاصاحساب/پرداخت ثمن/انقضای مدت اجاره، وکالت نافذ نیست. به محض تحقق شرط، وکالت جان می‌گیرد و از آن به بعد، هر اقدام در حدود اختیار، به من (موکل) منسوب می‌شود؛ اگر شرط واقع نشود، وکالت بی‌اثر می‌ماند.
در عمل، بیشترین کاربرد وکالت معلق در معاملات ملکی و توافقات مالی است. نمونه آشنا آنجاست که فروشنده به خریدار وکالت در تنظیم سند رسمی انتقال می‌دهد، ولی اثر آن را مشروط می‌کند به پرداخت کامل ثمن یا اخذ مفاصاهای دارایی و شهرداری؛ یا موجر به وکیل وکالت در تخلیه می‌دهد، مشروط به انقضای مدت و عدم پرداخت اجاره‌بها؛ یا شریک به شریک دیگر وکالت در اخذ پایان‌کار و تفکیک می‌دهد، معلق بر صدور پروانه و اجرای اسکلت.
هسته مشترک همه این سناریوها این است که تا زمانی که پیش‌شرط واقع نشود، وکیل سمت اجرایی ندارد و اقدام او اگر دست به کار شود در حکم عمل فضولی و غیرقابل استناد به موکل است، مگر آنکه پس از وقوع شرط، به‌صراحت اجازه دهم یا با رفتار دالّ بر تنفیذ، آن اقدام را بپذیرم.
برای اینکه وکالت مشروط کار کند، شرط باید ممکن، مشروع، معین و قابل اثبات باشد. به تجربه دیده‌ام که عبارات کلی و مبهم مانند هرگاه کارها آماده شد یا پس از انجام تشریفات لازم در روز اجرا، وکالت را زمین‌گیر می‌کند؛ زیرا مرجع اجرا نمی‌داند آماده یعنی چه و تشریفات کدام است. بنابراین شرط را عینی می‌نویسم: واریز مبلغ … به حساب شماره …، صدور مفاصاحساب به شماره … از اداره …، انقضای مدت مندرج در بند … قرارداد اجاره یا ابلاغ رای قطعی شماره …. هرچه شرط عینی‌تر باشد، اختلاف کمتر می‌شود و مسیر اثبات، کوتاه‌تر.
نکته مهم دیگر، تعلیق در انشاء در برابر تعلیق در منشا است. من در متن دقت می‌کنم که عقد وکالت منعقد شود اما اثر آن معلق گردد؛ یعنی تعلیق بر اثر نمایندگی بنشیند نه بر اصل ایجاد عقد.
این ظرافت از فقه و حقوق ما آموخته شده و در عمل، اختلاف‌ها را می‌کاهد؛ زیرا با این صورت‌بندی، عقد وجود دارد، اما تا تحقق شرط، نه وکیل سمتی دارد و نه ثالث میتواند به او اعتماد حقوقی کند.
در روابط با اشخاص ثالث، وکالت مشروط یک پیام روشن دارد: تا شرط محقق نشده، وکیل اجازه اقدام ندارد و اگر اقدام کند، عمل او نسبت به من نافذ نیست.
ازاین‌روست که در مواجهه با دفترخانه، بانک یا اداره، همواره مدرک تحقق شرط را ضمیمه وکالت می‌کنم؛ مثلا رسید واریز ثمن، مفاصاحساب، گواهی انقضای مدت یا تصمیم مرجع اداری. نبود این ضمیمه، اغلب باعث توقف عملیات می‌شود، و حق هم همین است؛ زیرا مرجع اجرا نمی‌تواند با حدس و گمان، فرض را بر وقوع شرط بگذارد.
اگر شرط محقق شود، وکالت از همان زمان نافذ و قابل استناد می‌گردد. اصل بر این است که آثار، از لحظه تحقق شرط به آینده سرایت می‌کند و قهقرایی عمل نمی‌نماید، مگر آنکه در قرارداد، صریحا اثر قهقرایی پیش‌بینی شده باشد یا طبیعت تعهد چنین اقتضایی داشته باشد.
بنابراین اگر وکیل پیش از تحقق شرط، قراردادی را امضا کرده باشد، آن قرارداد تا زمانی که من اجازه‌اش ندهم یا شرط محقق نشود، در برابر من اثر ندارد؛ با تحقق شرط نیز به طور خودکار تنفیذ نمی‌شود، مگر آنکه متن، اثر از حین انعقاد را پیش‌بینی کرده باشد و چنین پیش‌بینی از نظر حقوقی باطل نباشد.
رویه عملی نیز همین احتیاط را می‌پسندد: دفترخانه‌ها و بانک‌ها به‌محض دیدن وکالت مشروط، تحقق شرط را همان‌جا می‌سنجند و بدون آن، گامی برنمی‌دارند.
وقتی شرط واقع می‌شود، بار اثبات بر عهده طرفی است که می‌خواهد به وکالت استناد کند. من برای کوتاه کردن مسیر، در متن وکالت ساز و کار احراز را هم می‌نویسم؛ مثلا می‌گذارم تحقق شرط با ارائه اصل مفاصاحساب از اداره … احراز می‌شود یا با واریز مبلغ … به حساب … که گواهی بانک آن را تایید کرده باشد یا با ابلاغ رسمی گواهی انقضای مدت. این ساز و کار، هم تکلیف مرجع اجرا را روشن می‌کند و هم جلوی ادعاهای شفاهی را می‌گیرد.
اگر وکالت برای انتقال رسمی است، بهتر است در متن پیش‌بینی کنم که دفترخانه تنظیم‌کننده سند انتقال مرجع تشخیص تحقق شرط است و اختیار دارد در صورت کفایت مدارک، اقدام کند. این تعیین، اختلاف صلاحیتی را کم می‌کند و سرعت را بالا میبرد.
اگر شرط واقع نشود یا ممتنع شود، وکالت نافذ نمی‌شود و در حکم عقدی بی‌اثر باقی می‌ماند. در این حالت، اگر وکیل اقدامی کرده باشد مثلا هزینه‌ای برای آماده‌سازی سند پرداخت کرده حق رجوع به من، تابع قواعد عمومی استیفاء و اداره فضولی مال غیر خواهد بود و باید نشان دهد که اقدام او مفید و لازم بوده است.
از سوی دیگر، اگر عدم تحقق شرط ناشی از تخلف طرفی باشد برای مثال من تعهد کرده‌ام مفاصا را بگیرم و نگرفتم یا طرف مقابل باید ثمن را می‌پرداخت و نپرداخت این تخلف از شرط فعل میتواند ضمانت‌اجراهای خاص خود را به همراه داشته باشد؛ از الزام و مطالبه خسارت تا حق فسخ قرارداد پایه‌ای که وکالت ذیل آن صادر شده است.
من در اسناد ترکیبی (مثلا بیع‌نامه به‌همراه وکالت مشروط)، ساز و کار روشن ضمانت‌اجرا را می‌گذارم تا اگر شرط به تقصیر یکی از طرفین محقق نشد، راه جبران و انحلال مشخص باشد.
یک ظرافت مهم، شرط فاسخ در برابر شرط تعلیقی است. گاهی وکالت از ابتدا نافذ است، اما شرط می‌کنیم که با وقوع واقعه‌ای، منفسخ شود؛ مثلا می‌نویسیم این وکالت تا تاریخ … معتبر است و با انتقال رسمی ملک یا استرداد ثمن، خودبه‌خود منفسخ می‌شود یا با حضور شخص موکل و اقدام مستقیم او، وکالت نسبت به آن بخش موضوعیت ندارد.
اثر شرط فاسخ این است که از زمان وقوع واقعه، وکالت برای آینده زایل می‌شود؛ اقدامات گذشته در حدود اختیار، معتبر می‌ماند. این ابزار را وقتی به کار می‌برم که می‌خواهم مسیر اجرا را از ابتدا باز بگذارم اما نقطه خروج خودکار تعیین کنم تا وکالت بی‌صاحب نماند.
در نسبت با اشخاص ثالث، تحقق یا عدم تحقق شرط باید قابل احراز و قابل ابلاغ باشد. اگر ثالث با وکیل معامله کند و بعدا معلوم شود شرط نافذ شدن وکالت واقع نشده بوده، آن معامله در برابر من غیرنافذ است و ثالث برای حفظ منفعت خود باید یا اجازه من را اخذ کند یا به وکیل رجوع خسارتی نماید.
۵. وکالتنامه مطلق
وکالتنامه مطلق یعنی وکالتی که موضوع آن با الفاظ عام و گسترده انشاء شده است؛ مانند انجام جمیع امور اداری، مالی، قضایی و ثبتی مربوط به موکل یا اداره کلیه امور مربوط به اموال و حقوق موکل.
این تعابیر در ظاهر بی‌مرز می‌نمایند، اما حقوق ما با دو ترمز اساسی جلوی سوءتعبیر را می‌گیرد. وکالت باید ناظر به اموری باشد که من خود حق انجامش را دارم و حدود آن یا صریحا یا به‌طور قابل فهم از سیاق سند، مشخص گردد.
هرجا در گستره اختیار تردید کنیم، اصل بر عدمِ اعطای اختیارهای سنگین است مگر تصریح شده باشد. نتیجه عملی این دو، در دفترخانه و دادگاه یکسان است: اگر در متن، انتقال، فروش، اقرار، صلح، هبه، رهن، اسقاط خیارات، داوری، قبض ثمن، توکیل به غیر و مانند آنها صریحا نیامده باشد، نه دفترخانه انتقال را می‌پذیرد و نه دادگاه، آثار سنگین این اعمال را بر موکل تحمیل می‌کند.
پس، وکالت مطلق حتی با عبارت‌های پرطمطراق به معنای توانایی انجام هر عمل حقوقی نیست؛ در بهترین حالت، اداره امور و اقدامات متعارف و روزمره را در بر می‌گیرد، مگر آنکه متن، اعمال مهم را به‌صراحت نام ببرد.
من در تنظیم، اگر هدف موکل اعطای اختیارات وسیع است، هر عمل مهمی را که قرار است واقعا انجام شود، به‌روشنی می‌نویسم؛ زیرا می‌دانم یک کلمه جا افتاده، در روز اجرا، عین معامله را می‌خواباند. این دقت، به ویژه در نقل و انتقال اموال غیرمنقول، توثیق، صلح حقوق، اسقاط خیارات و ارجاع اختلاف به داوری، حیاتی است.
افزون بر این، وکالت مطلق از قواعد عمومی وکالت جدا نیست: عقدی جایز است، با فوت یا جنون یا سفه طرفین منحل می‌شود، و وکیل جز در حدود اختیار و با رعایت مصلحت موکل باید اقدام کند و در برابر تفریط و تعدی ضامن است. بنابراین حتی در مطلق‌ترین بیان‌ها، قراردادِ جایز بودن و لزوم رعایت مصلحت سقف طبیعی آن را شکل می‌دهند.
وقتی می‌خواهم دامنه واقعی وکالت مطلق را برای موکل ترسیم کنم، از چند محور می‌گذرم. نخست، اعمال ناقل مالکیت و حقوق عینی؛ بیع، صلح، هبه، رهن و فک رهن، اقرار به مالکیت غیر، مصالحه در حق عینی همه این‌ها اعمالی‌اند که اثر سنگین و برگشت‌ناپذیر دارند و به تصریح احتیاج دارند.
اگر وکالت تنها اداره اموال را شامل باشد، دفترخانه حق ندارد به استناد آن، سند رسمی انتقال بزند. به همین دلیل است که در وکالت‌های موسوم به جامع، بندهای جداگانه‌ای برای هر یک از این اعمال می‌گذارم و احیانا، قیودِ محدودکننده مانند صرفا نسبت به پلاک ثبتی شماره … یا تا سقف مبلغ … یا فقط با دریافت و قبض ثمن به حساب … را می‌نویسم تا هم دامنه روشن باشد و هم امنیت موکل حفظ شود.
گرفتن وام، افتتاح یا بستن حساب، دریافت و پرداخت وجوه، صدور و ظهرنویسی چک و سفته، قبول ضمانت یا تضمین، صلح دعاوی مالی. این‌ها در رویه بانکی و مالیاتی، بدون تصریحِ روشن پذیرفته نمی‌شوند.
عباراتی مانند کلیه امور بانکی در عمل کافی نیست؛ شعب بانک از من می‌خواهند ببیند حق افتتاح و بستن حساب، حق برداشت، حق دریافت دسته‌چک، حق تنفیذ امضا نزد بانک و حق دریافت رمزینه‌ها دقیقا آمده است یا نه.
برای جلوگیری از سوءاستفاده، من سقف‌های مقداری و مرجع دریافت و پرداخت را هم قید می‌کنم و تکلیف قبض رسید را بر عهده وکیل می‌گذارم.
اگر وکالت مطلق شامل پیگیری دعاوی است، باز به تصریح نیاز داریم. البته در حوزه دادرسی، قانون آیین دادرسی مدنی برای وکلای دادگستری نظام خاصی دارد و اختیاراتی را که نیازمند تصریح است برشمرده؛ اما در وکالت‌های غیر دادگستری نیز مراجع شبه‌قضایی و اداری، اختیارات مهم مانند صلح و سازش، ارجاع اختلاف به داوری، استرداد دعوا یا صرف‌نظر از حقوق، اسقاط حق تجدیدنظر را تنها با تصریح روشن می‌پذیرند.
در متن‌های جامع، این موارد را یا می‌آورم یا عمدا کنار می‌گذارم تا وکیل از ورود به این حوزه‌ها ممنوع باشد.
به حکم ماده ۶۷۲، وکیل جز با اذن صریح حق تفویض ندارد. در وکالت مطلق اگر نیازی به تفویض هست مثلا وکیل در شهری دیگر است و باید به کارپرداز محلی اختیار دهد این حق را به‌صراحت و با قیدِ کلی یا جزئی بودن و نیز با تعیین حدود موضوعی و زمانی می‌نویسم. بدون این تصریح، زنجیره اجرا در عمل می‌شکند.
پنجم، تحصیل، حفظ و اداره مستندات؛ تسلیم و اخذ اسناد مالکیت، دفاتر قانونی، مفاصاحساب‌ها، اظهارنامه‌ها، پرونده‌های ثبت و مالیاتی. اگر وکیل باید مدارک اصلی را در دست بگیرد، در متن تکلیف نگهداری، ارائه رسید، و استرداد در پایان ماموریت را درج می‌کنم و برای تخلف، ضمانت اجرا می‌گذارم تا اختلاف به دعوای خیانت در امانت تبدیل نشود.
بزرگ‌ترین خطر وکالت مطلق، توهم بی‌مرزی است. بسیاری می‌پندارند با چند عبارت کلی، هر کارِ سنگینی ممکن می‌شود؛ اما در اولین مرجع اجرا، می‌شنوند که تصریح لازم ندارید و کار متوقف می‌شود.
این توقف فقط معطلی نیست؛ گاهی فرصت معامله از دست می‌رود یا هزینه‌های اضافه می‌تراود. من به موکل صریح می‌گویم که مطلق‌نویسی اگر با جزئیات لازم همراه نشود، نه تنها قدرت نمی‌آورد، بلکه ایجاد ریسک و اتلاف وقت می‌کند.
اگر وکیل با تکیه بر عبارات مبهم دست به کاری بزند که من نمی‌خواسته‌ام مثلا مالی را به کمترین قیمت منتقل کند یا حقی را اسقاط نماید راه اثبات خروج از حدود اختیار، دشوار و پرهزینه است.
هرچند اصل بر تفسیر مضیّق است و ماده ۶۶۳ از خروج از حدود منع می‌کند، اما در میدان دادگاه باید قرائن و اوضاع‌واحوال ارائه شود. متن دقیق، بهترین سپر در این نزاع‌هاست.
دفترخانه، بانک، اداره ثبت، سازمان امور مالیاتی و کارگزاری‌ها هر کدام دستورالعمل‌های داخلی دارند و اگر متن با آنها هماهنگ نباشد، تفسیرهای موسّع یا مضیّق متفاوتی ارائه می‌کنند.
من پیش از تنظیم یک وکالت مطلق برای هدف خاص، مرجع نهایی اجرا را شناسایی می‌کنم و متن را مطابق همان مرجع می‌نویسم؛ مثلا برای نقل و انتقال سهام شرکت، عبارات و اختیاراتی که سازمان ثبت شرکت‌ها و سامانه ثبت تغییرات می‌طلبد، با فروش ملک در دفترخانه متفاوت است.
۶. وکالتنامه مقید یا محدود
وقتی از وکالتنامه مقید حرف می‌زنم، منظورم وکالتی است که در آن، حدود اختیار به شکل شفاف و آزموده مشخص شده است؛ موضوع کار دقیقا تعریف می‌شود، محل اجرا و مرجع مربوط روشن است، مدت و مهلت برای اقدام تعیین می‌گردد و اگر پای پول در میان است، سقف مبلغ و نحوه دریافت و پرداخت هم صریحا ذکر می‌شود.
این سبک تنظیم با روح مواد ۶۵۶، ۶۶۰، ۶۶۱ و ۶۶۳ قانون مدنی سازگار است؛ جایی که وکالت را نیابتی می‌داند که باید در حدود معین اعمال شود و خروج از حدود، نافذ بر موکل نیست مگر با اجازه.
فلسفه من در وکالت مقید ساده است: به جای واژه‌های کلی و کش‌دار، هر کاری که واقعا قرار است انجام شود را به زبان روشن و قابل اجرا می‌نویسم تا هم مرجع طرف کار تردید نکند و هم وکیل نتواند ناخواسته یا از سر سوءبرداشت پا را از دایره بیرون بگذارد.
کاربرد این قالب در امور پرریسک و پربرخورد روزمره بسیار است. اگر موکل می‌خواهد ملکی را بفروشد، اما نمی‌خواهد وکیل به بهانه فروش، وجهی را بدون ضابطه دریافت کند یا وارد مذاکراتی خارج از چارچوب شود، وکالت مقید برای فروش یک پلاک ثبتی معین با تصریح به حضور در اداره ثبت، شهرداری و دارایی، امضای سند رسمی انتقال و تعیین نحوه قبض ثمن فقط از طریق واریز به حساب مشخص راه‌حل مطمئنی است.
اگر قرار است وکیل صرفا وجه معینی را از حسابی در بانک دریافت کند، وکالت مقید با تعیین شماره حساب، سقف مبلغ، نوع سند پرداخت، تکلیف ارائه رسید و زمان اقدام جلوی هر برداشت خارج از موضوع را می‌گیرد.
در پرونده‌های اداری، وقتی نیاز به پیگیری یک مجوز یا یک استعلام است، وکالت مقید با نام بردن از همان مرجع و همان فرایند، کار را برای کارشناس پرونده و رئیس اداره روشن می‌کند و از درخواست‌های فراتر جلوگیری می‌نماید.
در فروش ملک، وکالتنامه مقید شاید پرکاربردترین ابزار باشد. وقتی مالک در شهر دیگری است یا فرصت حضور در جلسات ادارات را ندارد، من وکالتی می‌نویسم که فقط نسبت به یک پلاک ثبتی مشخص و فقط برای انتقال رسمی در دفترخانه معتبر باشد.
می‌نویسم وکیل حق دارد برای اخذ مفاصاحساب دارایی و عوارض شهرداری اقدام کند، صورت‌جلسات تفکیکی را تحویل بگیرد، در دفترخانه حاضر شود و سند رسمی انتقال را امضا کند.
درباره ثمن، تصریح می‌کنم که فقط و فقط به حساب بانکی موکل واریز شود و وکیل حق دریافت نقدی یا حواله به حساب دیگری را ندارد؛ اگر نیاز به دریافت بخشی از ثمن توسط وکیل هست، سقف و نحوه و تکلیف ارائه قبض رسید بانکی را دقیق می‌گذارم.
اگر مبایعه‌نامه قبلا امضا شده، وکالت را به اجرای مفاد آن قرارداد گره می‌زنم تا وکیل نتواند معامله‌ای دیگر با شرایط متفاوت منعقد کند. همچنین به‌روشی که رویه دفاتر اسناد می‌پذیرند، اختیار اسقاط خیارات تا حد لزوم و اقرار به وصول ثمن صرفا مطابق مفاد قبوض بانکی را در حد لازم می‌آورم تا در دفترخانه معطل نشویم.
در دریافت وجه، سناریوهای متفاوتی دیده‌ام. گاهی قرار است وکیل از شعبه‌ای خاص یک فقره چک مشخص را دریافت کند و در وجه موکل به حساب تعیین‌شده واریز نماید؛ در این حالت، شماره چک، بانک محال‌علیه، مبلغ، شماره حساب مقصد و تکلیف به ارائه رسید را می‌نویسم و حق ابراء یا تاخیر در دریافت را از وکیل سلب می‌کنم تا حق مطالبه موکل آسیب نبیند.
گاهی موضوع مطالبه مطالبات قراردادی از یک شرکت است؛ در این حالت، وکالت را به دریافت مبالغ مندرج در قرارداد شماره … از شرکت … محدود می‌کنم و اختیار مصالحه و اسقاط یا دریافت کمتر از مبلغ معین را منوط به اجازه کتبی موردی می‌سازم تا ارزش دعوا به مصالحه‌های غیرضروری فروکاسته نشود.
در نقل‌وانتقال خودرو، وکالت مقید به تعویض پلاک و تنظیم سند قطعی با ذکر مرکز تعویض پلاک و دفترخانه و حق پرداخت عوارض و جرایم تا تاریخ مشخص و تحویل فیزیکی خودرو و اسناد بهترین راه برای پیشگیری از اختلافات درباره خسارات بعدی است. من معمولا شرط می‌گذارم که مسئولیت جرایم و خسارات پس از تحویل فیزیکی و تنظیم صورتجلسه تحویل به منتقل‌الیه منتقل می‌شود و وکیل مکلف است صورتجلسه را همان روز به موکل ارسال کند.
در امور گمرکی و ترخیص کالا، وکالت مقید با نام بردن از شماره کوتاژ، نوع کالا، گمرک خروجی، ارزش اظهار شده و محدوده اختیارات مالی مثل پرداخت حقوق و عوارض تا سقف معین، برای پیشگیری از تعهدات ناخواسته حیاتی است.
در این حوزه به ویژه، تعیین تکلیف اسناد اصلی و اینکه پس از ترخیص، تحویل به کدام انبار یا صاحب کالا انجام شود، اختلافات آینده را می‌بندد.
در پیگیری‌های اداری مانند اخذ پایان کار یا مفاصاحساب بیمه، وکالت مقید با ذکر نام پروژه، شماره پرونده، مرجع صادرکننده، وظیفه تحویل مدارک و اختیار پرداخت هزینه‌های قانونی تا سقف مشخص هم کار را جلو میبرد و هم جلوی پرداخت‌های بی‌ضابطه را می‌گیرد.
اگر ضرورتی برای مذاکرات فنی یا تغییر نقشه‌ها وجود دارد، یا اجازه می‌دهم و حد و حدود را می‌نویسم، یا صراحتا منع می‌کنم تا این‌گونه تصمیم‌ها صرفا با حضور موکل اتخاذ شود.
۷. وکالتنامه کاری یا اداری
سازمان‌های اداری یک منطق مشترک دارند: به چیزی عمل می‌کنند که بتوانند آن را کنترل و پیگیری کنند. برای همین، در امور ساده و غیرحساس مثل تحویل یک رونوشت، پیگیری یک نامه، دریافت یک گواهی ساده یا تحویل مدارک تکمیلی، غالبا یک وکالتنامه عادی با گواهی امضا کفایت می‌کند؛ کارمند اداره با دیدن امضا و کارت ملی وکالت‌گیرنده و انطباق موضوع با متن، کار را انجام می‌دهد.
اما به محض اینکه پای ایجاد، انتقال یا تغییر حق به میان بیاید مثل اصلاح مشخصات مالکیت در دفتر املاک، اخذ مفاصاحساب مالیاتی برای انتقال، تقاضای صدور یا ابطال پایان‌کار، ثبت تغییرات شرکت، تعهد مالی به سازمان، یا دریافت وجوه قابل توجه ادارات تقریبا یک‌صدا وکالتنامه رسمی با تصریح اختیارات را مطالبه می‌کنند.
دلیل روشن است: باید مطمئن شوند هویت و اهلیت موکل احراز شده، حدود اختیار به‌درستی تنظیم گردیده و سند قابل استعلام و رهگیری در سامانه‌های رسمی است.
در تجربه من، هر اداره واژگان طلایی خودش را دارد. شهرداری در حوزه شهرسازی به عبارت‌هایی مثل مراجعه و اخذ پروانه ساختمانی، پاسخ استعلامات، امضای فرم‌های مربوط، پرداخت عوارض و اخذ و ارائه مفاصاحساب و صورت‌جلسات کمیسیون‌ها حساس است.
سازمان امور مالیاتی به ارائه، پیگیری و امضا و تسلیم اظهارنامه‌ها، اعتراض‌ها، توافقات مالیاتی، پرداخت و دریافت وجوه توجه دارد و برای توافق و صلح و استرداد معمولا تصریح مستقل می‌خواهد. تامین اجتماعی برای دریافت مفاصاحساب، رسیدگی به بازرسی‌ها، امضای صورت‌جلسات هیات‌ها، اعتراض کلیدواژه‌های خاص دارد.
اداره ثبت اسناد برای تقاضای ثبت یا اصلاح، پاسخگویی به نقشه‌برداری، امضای اوراق فرمتی و تسلیم اسناد متن‌های استاندارد خودش را می‌شناسد. اگر متن وکالت با این واژگان هم‌زبان نباشد، پشت باجه باید بنشینید و بحث کنید؛ و معمولا نتیجه بحث هم ارجاع به تنظیم وکالت درست است.
نکته دوم، شناسه و ردیابی است. بسیاری از سازمان‌ها امروز به سامانه‌های داخلی متصل‌اند و وکالتنامه رسمیِ شما با شناسه یکتا قابل راستی‌آزمایی است. من همیشه نسخه برابر اصل یا نسخه الکترونیکی دارای بارکد را ضمیمه می‌کنم و اگر لازم باشد، از همان دفترخانه استعلام اصالت می‌گیرم تا کارمند اداره جرات نکند به بهانه تردید، پرونده را روزها معطل بگذارد. در مقابل، وکالت عادی حتی با گواهی امضا در این سامانه‌ها ردپایی ندارد و برای همین، در امور حساس پذیرفته نمی‌شود.
در نگارش وکالت‌های اداری، شرط اول تناسب متن با فرایند واقعی است. اگر قرار است یک مجوز صنفی اخذ شود، متن باید اجازه ثبت تقاضا در درگاه، تحویل مدارک، پاسخ به استعلام‌ها، امضای تعهدات استاندارد و دریافت پروانه را بدهد؛ اگر قرار است پایان کار اخذ شود، علاوه بر مراجعات شهرداری، باید حضور در سازمان نظام مهندسی، شرکت گاز، برق، آب و امضا و تحویل صورت‌جلسات و پرداخت هزینه‌های قانونی تا سقف مشخص پیش‌بینی شود.
اگر موضوع ثبت تغییرات شرکت است، وکالت باید حق حضور در سامانه ثبت، امضای صورت‌جلسات، مراجعه به اداره ثبت شرکت‌ها، پرداخت حق‌الثبت، دریافت آگهی و احیانا سپردن تعهدات قانونی را بدهد. سکوت در هر کدام از این حلقه‌ها، همان‌جا کار را متوقف می‌کند.
در اغلب سازمان‌ها، کارمند وقتی می‌بیند وکالت، اختیار پرداخت بی‌سقف داده، دست‌به‌عصا می‌شود یا اصلا نمی‌پذیرد. من سقف را مطابق تخمین هزینه‌ها تعیین می‌کنم و اگر احتمال افزایش است، ساز و کار اخذ تایید کتبی اضافی را می‌گذارم.
درباره دریافت وجوه نیز اگر لازم است سازمان مبلغی را به موکل برگرداند، در متن می‌نویسم که فقط به حساب نامبرده با شماره … به نام موکل و وکیل صرفا حق امضا و پیگیری دارد نه قبض و تصرف در وجه.
در ادارات، مهلت‌ها مهم‌اند؛ مهلت اعتراض مالیاتی، مهلت ارائه مدارک تکمیلی، مهلت پاسخ به استعلام. من مدت وکالت را با این مهلت‌ها هماهنگ می‌کنم و اگر از نوع معلق باشد، نقطه شروع را بر ابلاغ اخطار یا ثبت پرونده می‌گذارم تا از تفسیرهای متفاوت درباره آغاز و پایان اختیار پیشگیری شود. همچنین در مواردی که با تحقق هدف پرونده، وکالت باید خودبه‌خود خاتمه یابد، شرط فاسخ می‌نویسم تا سند بی‌صاحب نماند.
در وکالت‌های اداری، چون تعامل با چند مرجع و کارمند رخ می‌دهد، من وکیل را مکلف می‌کنم هر اقدام را مستندسازی و نسخه‌ای از مکاتبات و دریافتی‌ها را به موکل تسلیم کند. این الزام ساده، در روز اختلاف، هم مانع از اتهاماتی مانند تصرف غیرمجاز در اسناد می‌شود و هم اجازه می‌دهد اگر لازم شد مسیر جایگزین انتخاب کنیم.
۸. وکالتنامه بانکی
وکالتنامه بانکی سندی است که به وکیل حق انجام برخی عملیات بانکی به جای موکل می‌دهد. بانک‌ها برای پذیرش آن، معمولا وکالتنامه رسمی با تصریح دقیق اختیارات می‌خواهند و به وکالت عادی حتی با گواهی امضا در موضوعات حساس تن نمی‌دهند.
به طور عملی، این وکالت‌ها را به چند دسته می‌برم.
- نخست، وکالت برای افتتاح، اداره و بستن حساب. اگر قرار است وکیل حساب باز کند، بانک از من می‌خواهد در وکالت، افتتاح انواع حساب، سپردن نمونه امضا، دریافت کارت یا دفترچه، تعیین یا تغییر رمزهای مربوط، بستن حساب و دریافت مانده به‌روشنی آمده باشد. برخی بانک‌ها برای صدور دسته‌چک و تعریف امضا به نام وکیل، علاوه بر وکالت رسمی، حضور وکیل با مدارک شناسایی و تکمیل فرم‌های داخلی را الزامی می‌دانند؛ متن وکالت بدون طی این تشریفات کافی نیست. اگر موضوع، حساب حقوقی شرکت است، وکالت باید با صورتجلسه مجمع یا هیات‌مدیره و نمونه امضای مجاز هماهنگ شود و بانک تا تطبیق این اسناد، اقدامی نمی‌کند.
- دوم، وکالت برای برداشت و انتقال وجوه. در اینجا واژه‌ها بسیار مهم است. عبارت کلی حق برداشت در بسیاری از بانک‌ها کافی نیست؛ می‌خواهند ببینند حق برداشت حضوری، حق انتقال داخلی و بین بانکی، حق استفاده از درگاه‌های الکترونیک، حق دریافت کارت و فعال‌سازی رمزها و ذکر سقف برداشت در هر روز یا در مجموع آمده است یا نه. در تجربه من، بهترین راه، تعیین سقف و الزام به واریز هر مبلغ به حساب مشخص موکل و منع تصرف نقدی خارج از سیستم است. اگر وکیل باید برای مقاصد متعدد برداشت کند، می‌توان با تعیین دسته مقاصد مجاز و الزام ارائه رسید به موکل ریسک را کنترل کرد.
- سوم، وکالت برای تسهیلات و تعهدات. این بخش پرخطرترین بخش است. ایجاد بدهی بانکی برای موکل، توثیق اموال، ترهین اسناد، امضای قراردادهای تسهیلاتی و الحاقیه‌ها بدون تصریح روشن در وکالت، در عمل پذیرفته نمی‌شود و از نظر حقوقی نیز تحمل آثار سنگین بر موکل بدون تصریح، منطبق با قاعده نیست. اگر قرار است وکیل قرارداد تسهیلات امضا کند، باید نوع تسهیلات، سقف مبلغ، نرخ و دوره، وثایق، بانک و شعبه و حتی شماره پیش‌نویس قرارداد در وکالت قید شود و بهتر است هم‌زمان، صورتجلسه تعهد یا تصویب‌نامه شرکت نیز ضمیمه باشد. برای ترهین یا فک رهن، تصریح جداگانه لازم است و بدون آن، دفترخانه اسناد رهنی را تنظیم نمی‌کند. بانک‌ها به دلیل مقررات مبارزه با پولشویی و شناخت مشتری، در این حوزه‌ها سخت‌گیرند و متن‌های کلی را نمی‌پذیرند.
- نوع چهارم، وکالت برای دریافت اسناد و ابزارها. تحویل دسته‌چک، کارت، رمزها، گواهی تمکن، صورت‌حساب‌ها، استعلام‌ها و حتی اوراق مشارکت یا گواهی سپرده؛ همه این‌ها بدون تصریح، به‌ویژه در وجه شخص ثالث، دشوار می‌شود. من در وکالت می‌نویسم که وکیل حق دریافت و تحویل دارد اما اختیار استفاده از برخی ابزارها مانند کارت و رمزها تنها برای مقاصد مشخص مجاز است و تسلیم دائمی ابزارها به وکیل ممنوع است مگر به‌طور موردی با تایید کتبی. این تفکیک، هم بانک را آسوده می‌کند و هم موکل را از خطر سوءاستفاده می‌رهاند.
مرزبان اصلی در عملیات بانکی تصریح است. بدون تصریح، بانک حق ندارد امری را که اثر مالی سنگین دارد به وکیل بسپارد.
در برداشت و انتقال، من علاوه بر ذکر نوع عملیات، حدود مبلغی و کانال مجاز را تعیین می‌کنم؛ مثلا می‌نویسم حق برداشت حضوری از شعب بانک … تا سقف … ریال در هر روز و انتقال فقط به حساب شماره … به نام موکل.
درباره درگاه‌های الکترونیک، قید می‌کنم که حق اخذ نام کاربری و رمزهای پویا جهت اقدام موردی و الزام به تغییر رمز پس از اقدام و تصریح می‌کنم که ذخیره و نگهداری رمزها نزد وکیل ممنوع است. بانک‌ها نسبت به تحویل رمزها حساس‌اند و اگر متن، ساز و کار نظارت را نشان دهد، همکاری‌شان بیشتر می‌شود.
در اسناد تجاری و تعهدات، حدود اختیار باید روشن‌تر از همیشه باشد. اگر وکیل مجاز به صدور یا ظهرنویسی چک است، این اختیار باید در وکالت به صورت مستقل و با قید سقف و حساب‌های مشخص بیاید.
اگر مجاز به قبول ضمانت برای ثالث یا صدور ضمانت‌نامه بانکی است، باید نوع ضمانت، ذی‌نفع، سقف، مدت و وثایق مشخص شود؛ در غیر این صورت، بانک اصلا جریان را پیش نمی‌برد. من حتی در متن می‌نویسم که قبول هرگونه ضمانتی خارج از این چهارچوب ممنوع است تا اگر بعدا اختلافی شد، مرجع رسیدگی مستند صریحی داشته باشد.
در حوزه تسهیلات، همان‌طور که گفتم، جزئیات تعیین‌کننده است. قوانین داخلی بانک‌ها اجازه نمی‌دهد یک وکالت کلی، درِ بدهکار کردن موکل را باز بگذارد. بنابراین یا شخص موکل باید حاضر شود، یا وکالت باید به قرارداد مشخص متصل باشد. اگر شرکت موکل باشد، تصویب‌نامه داخلی شرکت هم لازم است و بانک تا نمایندگی داخلی را احراز نکند، جلو نمی‌رود.
به علاوه، اگر وثیقه‌ای قرار است توثیق شود ملک، سپرده، سهام در متن وکالت باید دقیقا همان وثیقه نام برده شود و حق ترهین یا فک رهن نسبت به آن تصریح گردد؛ در غیر این صورت، نه بانک می‌پذیرد و نه دفترخانه سند رهنی را تنظیم می‌کند.
در برداشت و دریافت وجوه، یک خطر رایج قبض نقدی است. من در وکالت بانکی تقریبا همیشه برداشت نقدی را یا ممنوع می‌کنم یا محدود به مبالغ بسیار ناچیز می‌سازم و می‌نویسم هر مبلغی باید به حساب موکل واریز شود. دلیل روشن است: در نزاع‌های بعدی، اثبات تسلیم نقدی وکیل به موکل دشوار است و بانک هم در این میان زیر بار شهادت و گواهی نمی‌رود. واریز بانکی، بهترین سند است و تردید را می‌بندد.
در مواردی که وکیل ناگزیر از پرداخت‌های نقدی در فرایندهای اداری است، صندوق امانات و اخذ قبض رسمی راه‌حل است و در متن، الزام به ارائه قبوض را می‌گذارم.
نکته دیگر، هم‌سویی با مقررات مبارزه با پولشویی است. بانک‌ها برای تراکنش‌های سنگین از وکیل هم اسناد هویتی، منشا وجوه و مدارک تکمیلی می‌خواهند؛ بنابراین در وکالت بهتر است اجازه ارائه هرگونه مدارک لازم به بانک را بدهم تا وکیل پشت باجه متوقف نشود.
با این همه، حدود اختیار برای انتقال به اشخاص ثالث را محدود می‌کنم تا مسیر استفاده از حساب موکل برای مقاصد غیرشفاف بسته باشد.
ماده ۶۶۷ قانون مدنی، وکیل را به رعایت مصلحت و امانت مکلف کرده است و خروج از این مسیر، مسئولیت مدنی و گاه کیفری می‌آورد. من در وکالت بانکی، علاوه بر حدود قانونی، تعهدات قراردادی می‌نویسم: الزام به ارائه گزارش ماهانه، تسلیم همه رسیدها، ممنوعیت نگهداری کارت و رمز پس از اقدام، و حق موکل برای انسداد فوری اختیارات با اعلام به بانک و دفترخانه.
این تعهدات هم به بانک نشان می‌دهد که رابطه مدیریت‌پذیر است و هم در روز اختلاف، مسیر احقاق حق را کوتاه می‌کند.
۹. وکالتنامه قضایی
وکالتنامه قضایی سندی است که به موجب آن، شما اختیار پیگیری یک یا چند دعوا را در مراجع قضایی به وکیل دادگستری می‌سپارید. این وکالت، در چارچوب قانون آیین دادرسی مدنی و کیفری و مقررات مربوط به وکالت تنظیم می‌شود.
رویه دادگاه‌ها و دفاتر خدمات الکترونیک قضایی، وکالتنامه وکیل دادگستری را حتی اگر رسمی دفترخانه‌ای نباشد در حدود قوانین خاص دادرسی معتبر می‌شناسند؛ یعنی فرم وکالتنامه وکلا که به دادگاه تقدیم می‌شود با تمبر مالیاتی و ثبت الکترونیک (در کارپوشه ثنا) جایگزین وکالتنامه عمومی می‌گردد.
به زبان ساده، سند سمت برای حضور وکیل در دادگاه، همان وکالتنامه قضایی است و نه لزوما وکالتنامه رسمی دفترخانه‌ای.
در دعاوی حقوقی، مواد مربوط به معرفی وکیل و حدود اختیارات او، چارچوب را روشن کرده‌اند: اصل بر این است که وکیل، نماینده تام در تعقیب دعوی است، اما اعمالی مانند صلح و سازش، ارجاع به داوری و تعیین داور، استرداد یا اسقاط دعوا و حقوق شکایت از آراء، ابراء، اسقاط خیارات و برخی اقدامات مالی، نیازمند تصریح در وکالت‌نامه‌اند.
در آیین دادرسی کیفری نیز حق همراه داشتن وکیل از مرحله تحقیق پذیرفته شده و گذشت شاکی، صلح، اسقاط حق تجدیدنظر یا فرجام و پذیرش یا عدول از شکایت خصوصی، از اموری است که باید اختیار ویژه‌اش در وکالت تصریح شود.
در عمل، من روند را در سه گام جلو می‌برم. ابتدا قرارداد خصوصی وکالت و حق‌الوکاله تنظیم می‌شود؛ این قرارداد بیرون از دادگاه است و روابط مالی و تعهدات بین من و موکل را سامان می‌دهد.
سپس فرم وکالتنامه قضایی امضا می‌شود؛ یا به صورت کاغذی و تقدیم به مرجع رسیدگی، یا به صورت الکترونیکی از طریق دفاتر خدمات قضایی و سامانه ثنا.
در هر دو حالت، احراز هویت موکل انجام می‌شود و وکالتنامه با الصاق تمبر و ثبت در پرونده اعتبار می‌یابد. در این فرم، موضوع پرونده، مرجع رسیدگی و از همه مهم‌تر اختیارات خاص، دقیق درج می‌گردد؛ اگر قصد دارید به من اجازه صلح، گذشت، ارجاع به داوری، استرداد یا اسقاط حقوق شکایت از رای و نظایر آن را بدهید، باید به صراحت قید شود؛ در غیر این صورت، من صرفا اختیارات معمول دادرسی را دارم: تقدیم و تعقیب دادخواست و شکواییه، ارائه دفاعیات، اعتراض به آراء در حدود قانون، تامین دلیل، جلب ثالث و ورود، مطالبه خسارات دادرسی و مانند این‌ها آن هم تا جایی که قانون نیاز به تصریح نداده باشد.
در وکالت‌های گروهی (مثلا در اختلافات پیچیده تجاری یا پرونده‌های کیفری سنگین) بهتر است نام وکلا به‌صورت مشترک درج شود و سمت انفرادی یا مجتمع صریحا تعیین گردد؛ یعنی معلوم کنیم هر وکیل مستقلا میتواند اقدام کند یا اقدامات باید مجتمع و هماهنگ باشد. همچنین اگر قرار است وکیل اختیار تفویض (توکیل به غیر) داشته باشد، باید صراحتا اعطا شود؛ در غیر این صورت، تفویض ممنوع است.
در دعاوی حقوقی، ستون اختیارات من همان است که قانون آیین دادرسی مدنی تعیین کرده: تقدیم دادخواست و لوایح، دفاع در ماهیت و شکلی، ارائه و جرح ادله، درخواست کارشناسی و تحقیقات محلی، طرح دعاوی طاری (مانند تقابل و جلب ثالث)، اعتراض به قرارها و آراء، و پیگیری اجرا.
اما برای برخی اعمال حساس، تصریح لازم است: صلح و سازش کلی یا جزئی، ارجاع اختلاف به داوری و تعیین داور، اسقاط یا استرداد دعوا، ابراء، دریافت محکوم‌به و تصرف در آن، اسقاط حق پژوهش و فرجام‌خواهی، پذیرش وجه‌التزام یا تغییر آن.
اگر این‌ها در وکالتنامه نوشته شود، من می‌توانم در همان لحظه مذاکره، کار را ببندم؛ اگر نه، ناچارم برای هر تصمیم، اجازه جداگانه بگیرم و طبیعی است که فرصت‌های طلایی گاه از دست می‌رود.
در دعاوی کیفری، تفاوت‌هایی جدی دیده می‌شود. در مرحله تحقیق (پلیس و دادسرا)، حق همراهی وکیل و مطالعه اوراق به موجب قانون پذیرفته شده و من می‌توانم در چارچوب مقررات، از موکل دفاع کنم، به قرار تامین یا منع تعقیب اعتراض نمایم و ادله له و علیه را طرح کنم. اما گذشت از شکایت خصوصی در جرایم قابل گذشت، صلح با متهم، عدول از شکایت، اسقاط حق اعتراض یا فرجام، و پذیرش سازش‌های مالی، همگی نیازمند اختیار مخصوص است.
در مقام متهم نیز اگر وکالت برای پذیرش کیفرخواست، درخواست تعلیق یا آزادی مشروط، تقاضای اعاده دادرسی یا اسقاط برخی حقوق شکایتی به من واگذار شود، باید تصریح گردد. دادگاه‌ها نسبت به این تصریحات حساس‌اند و به‌درستی اجازه نمی‌دهند وکیل بدون اختیار روشن، حق اساسی موکل را ساقط کند.
۱۰. وکالتنامه مالیاتی
در مالیات‌های مستقیم، وکیل یا نماینده مودی از نخستین گام رسیدگی تا عالی‌ترین مرجع دادرسی حضور دارد: از پاسخ به برگ دعوت ممیز، ارائه دفاتر و اسناد، دفاع در رسیدگی، ورود به فرآیند توافق (در چارچوب مواد اعتراض)، اعتراض به برگ تشخیص (معمولا طی مواعد ماده ۲۳۸ ق.م.م)، طرح پرونده در هیات حل اختلاف بدوی و تجدیدنظر، طرح شکایت در شورای عالی مالیاتی نسبت به نقض تشریفات و قانون، و در فروض استثنایی ارجاع موضوع به هیات موضوع ماده ۲۵۱ مکرر.
در هر یک از این مراحل، سازمان امور مالیاتی حضور نماینده قانونی را می‌پذیرد، مشروط بر آنکه سمت او با وکالتنامه معتبر احراز شده باشد.
در مالیات بر ارزش افزوده نیز وکیل میتواند در ارائه و اصلاح اظهارنامه‌ها، دفاع در رسیدگی دوره‌ای، اعتراض به اوراق مطالبه و برگ‌های تشخیص و مطالبه عوارض شهرداری‌های همکار، و طرح پرونده در هیات‌های خاص ارزش افزوده شرکت کند.
با توجه به ماهیت دوره‌ای و مواعد کوتاه در نظام VAT، داشتن وکالت معتبر و آماده، از ضروریات است؛ زیرا تاخیرهای چند روزه میتواند حق اعتراض را بسوزاند و بدهی قطعی ایجاد کند.
سازمان امور مالیاتی معمولا دو نوع سند را می‌پذیرد: وکالتنامه رسمی دفترخانه‌ای با تصریح اختیارات مالیاتی، یا وکالتنامه/نمایندگی در فرم‌های مورد قبول سازمان (از طریق درگاه‌های الکترونیک مودیان) که به امضای مودی رسیده و در پرونده ثبت شده است. آنچه اهمیت حیاتی دارد، تصریح اختیارات است.
اگر می‌خواهید من به عنوان وکیل بتوانم در جلسه رسیدگی حاضر شوم، لایحه بدهم، توافق موضوع مواد اعتراض را امضا کنم، در هیات‌ها دفاع کنم، اوراق مطالبه و ابلاغ‌ها را رویت و دریافت نمایم، مفاصاحساب بگیرم، یا در موارد استرداد، پیگیری کنم؛ باید در متن وکالت به‌روشنی آمده باشد.
در حوزه ارزش افزوده، ظرافت‌های خاصی وجود دارد: دوره‌های مالیاتی متعدد، تکالیف ثبت در سامانه مودیان و پایانه‌های فروشگاهی، و تعامل با شهرداری‌ها برای عوارض. بنابراین در وکالتنامه ذکر می‌کنم که وکیل حق اقدام در کلیه دوره‌های مشخص را دارد و در صورت نیاز، شماره دوره‌ها و سال‌های مورد اختلاف را می‌نویسم تا بحثی درباره شمول یا عدم شمول دوره‌ها پیش نیاید.
۱۱. وکالتنامه تجاری
در شرکت‌ها، اصل بر این است که شخص حقوقی از طریق ارکان خود سخن می‌گوید: مدیرعامل در شرکت‌های سهامی (با اتکاء به مقررات لایحه اصلاحی ۱۳۴۷ درباره اختیارات مدیرعامل و حدود تعیین‌شده توسط هیات‌مدیره)، مدیر یا مدیران در شرکت با مسئولیت محدود (با اتکاء به مواد قانون تجارت در باب اداره شرکت).
این نمایندگی قانونی است و تا جایی که در حدود موضوع شرکت و مصوبات داخلی باشد، نیازمند وکالتنامه جداگانه نیست. اما هرجا قصد تفویض به غیر باشد مثلا شرکت بخواهد شخص ثالثی را برای ترخیص کالا، پیگیری پرونده‌های ثبت و مالیاتی، انعقاد قراردادهای مشخص یا حضور در داوری مامور کند نیاز به وکالتنامه تجاری پدید می‌آید.
در تجارت روزمره، این وکالت‌ها طیفی وسیع را پوشش می‌دهند: بانک (افتتاح/اداره حساب‌های شرکتی، امضای اسناد تسهیلاتی، توثیق و فک وثایق)، گمرک (ترخیص با قید شماره کوتاژ و نوع کالا)، سازمان ثبت شرکت‌ها (ثبت تغییرات، امضای صورت‌جلسات و پیگیری آگهی)، بورس و کارگزاری‌ها (خرید و فروش اوراق با قید کد معاملاتی و حدود اختیارات)، شهرداری و نظام مهندسی (اخذ پروانه و پایان‌کار)، و حتی مرجع داوری در قراردادهای بین‌المللی.
نکته حیاتی این است که هر مرجع اداری یا مالی، زبان خاص خود را دارد؛ متن وکالت اگر با همان دستورالعمل‌ها هماهنگ نباشد، پشت باجه می‌ماند.
من پیش از تنظیم، مرجع مقصد را شناسایی می‌کنم و متن را با واژگان همان مرجع می‌نویسم؛ برای نمونه، بانک در مورد حق امضای اسناد تسهیلاتی، توثیق، دریافت و پرداخت و تعریف/تغییر امضای مجاز تصریحات دقیق می‌خواهد؛ گمرک درباره نوع کالا، گمرک محل، سقف پرداخت حقوق و عوارض، تحویل اسناد و مقصد نهایی؛ اداره ثبت شرکت‌ها درباره امضای صورت‌جلسات، پذیرش مسئولیت‌های قانونی، پرداخت حق‌الثبت و بارگذاری در سامانه.
اگر مدیرعامل یا مدیران بخواهند به شخص دیگری وکالت بدهند، نخست باید مصوبه داخلی داشته باشند: در شرکت سهامی، مصوبه هیات‌مدیره مطابق اساسنامه و تعیین حدود؛ در شرکت با مسئولیت محدود، تصمیم مدیران یا مجمع شرکا؛ در موسسات و تعاونی‌ها، مطابق مقررات خاص.
بدون این پشتوانه، وکالت به‌راحتی از سوی اشخاص ثالث یا دادگاه‌ها بی‌اعتبار اعلام می‌شود، زیرا نماینده شرکت خارج از حدود اختیار اقدام کرده است. بنابراین من همواره دو سند را کنار هم می‌سازم: مصوبه داخلی با ذکر دقیق موضوع تفویض و وکالتنامه رسمی با تصریح همان حدود.
نتیجه این است که هم درون شرکت، اقدام منضبط است و هم در بیرون، مرجع طرف معامله به سندی تکیه می‌کند که قابلیت استعلام و اجرا دارد.
از حیث حدود اختیار، همان قواعدی که در وکالت‌های عام گفت‌وگو کردیم جاری است، اما حساسیت در تجارت بیشتر است: انتقال دارایی‌های اصلی شرکت، ایجاد بدهی‌های سنگین (تسهیلات، ضمانت‌نامه‌ها)، توثیق اموال، ارجاع اختلاف به داوری، صلح در دعاوی عمده، اسقاط حقوق شکایت از آراء همه نیازمند تصریح هستند.
همچنین هر اقدامی که خارج از موضوع شرکت باشد حتی با وکالت در برابر اشخاص ثالث میتواند محل نزاع شود؛ لذا همواره موضوع وکالت را با موضوع شرکت در اساسنامه می‌سنجم تا از تعارض جلوگیری شود.
در شرکت‌های دارای شعب، وکالت برای روسای شعبه‌ها باید به‌روشنی قلمرو جغرافیایی و عملیاتی را تعیین کند: صرفا در محدوده شعبه …، تا سقف … برای پرداخت و دریافت، بدون اختیار انتقال مالکیت دارایی‌های ثابت و مانند این‌ها.
در معاملات با مدیران ذی‌نفع، قواعد تعارض منافع را رعایت می‌کنم: اگر قرار است مدیری یا وابسته‌اش طرف قرارداد باشد، تصویب مجمع یا هیات‌مدیره با شرایط قانونی و خروج عضو ذی‌نفع از رای‌گیری الزامی است؛ وکالتنامه نمی‌تواند این قواعد آمره را دور بزند.
در پرونده‌های بین‌المللی، مدرک نمایندگی باید قابلیت پذیرش در کشور مقصد را داشته باشد: یا وکالت در نمایندگی‌های ایران تنظیم شود (سند کنسولی) یا اسناد داخلی با ترجمه رسمی، تایید وزارت امور خارجه و سفارت مقصد، و در صورت لزوم آپوستیل (اگر طرف مقابل عضو کنوانسیون باشد) تکمیل گردد.
همچنین در قراردادهای داوری، اصل استقلال شرط داوری اقتضا می‌کند اختیار ارجاع به داوری و اجرای رای داوری صریحا در وکالت بیاید؛ وگرنه داور یا مرجع اجرای رای ممکن است سمت نماینده را کافی نداند.
۱۲. وکالتنامه پزشکی و درمانی
اعطای اختیار تصمیم‌گیری در امور درمانی در حقوق ایران بر دو ستون می‌ایستد:
- قواعد عام وکالت در قانون مدنی.
الزامات خاص طبابت در قانون مجازات اسلامی و مقررات حرفه‌ای - پزشکی که پزشک را مکلف به اخذ رضایت معتبر و آگاهانه از شخص ذی‌صلاح می‌کند.
جمع این دو، معنایش این است که من می‌توانم با سند رسمی وکالت به دیگری اجازه بدهم کارهای اداری، مالی و اجرایی درمانم را انجام دهد، فرم‌ها را امضا کند، مرا در انتخاب پزشک و بیمارستان همراهی کند و در محدوده‌ای معین، رضایت‌نامه‌های درمانی را امضا نماید؛ اما در عمل، هر جا خود بیمار بالغ، عاقل و حاضر است، رضایت شخص او اصل است و بیمارستان‌ها حتی با وجود وکالت زیر بار جایگزینی بی‌قید آن نمی‌روند. وکالت، در این حوزه پشتیبانِ تصمیم بیمار است، نه جایگزین دائمیِ اراده او.
جایی که بیمار فاقد اهلیت یا ناتوان از اعلام اراده است، قواعد نمایندگی قانونی پیش می‌افتد: ولیّ قهریِ صغیر (پدر و جد پدری)، قیم محجور، و در نبود آنان یا در موارد اختلاف، مقام قضایی (دادستان یا مرجع حسبی) به سرعت میتواند تصمیم ضروری را مجاز کند.
همسر در نظام ما ولیّ قانونی نیست، هر چند در عرف بیمارستان‌ها امضای او برای امور اداری پذیرفته می‌شود؛ اما در اعمال حساس یا محل اختلاف، مرجع درمانی به سمت نماینده قانونی منصوص یا حکم فوری مرجع قضایی می‌رود.
اگر پیشاپیش می‌خواهید در صورت بی‌هوشی یا ناتوانی، فردِ معتمدی تصمیم‌گیر باشد، بهترین راه، تنظیم وکالتنامه رسمیِ درمانی با تصریح به حدود اختیارات و پیوست آن به پرونده پزشکی است؛ با این همه، باید بپذیرید که تصمیم‌هایی که با قواعد آمره سلامت تعارض دارند مانند درخواست قطع درمانِ حیاتی یا خودداری از احیای قلبی–ریوی (DNR) در نظام حقوقی ما پشتوانه الزام‌آور ندارند و تیم درمانی به اعتبار مسئولیت قانونی‌اش، خود را مقید به آنها نمی‌داند.
در نگارش چنین وکالتی، من حدود را به‌روشنی می‌نویسم: اختیار مراجعه، بستری، ترخیص، انتخاب پزشک یا مرکز، دریافت و تسلیم سوابق، پرداخت هزینه‌ها، انعقاد قراردادهای خدماتی، امضای فرم‌های موافقت‌نامه درمانی در حدود بروشورِ آگاه‌سازی و تشخیص پزشک، و پیگیری بیمه و خسارات.
در کنار آن تصریح می‌کنم که وکالت در امور درمان تا زمانی نافذ است که بیمار واجد اهلیت و حاضر به اعلام اراده نباشد و به‌محض بازگشت توان تصمیم‌گیری، رای بیمار بر همه چیز مقدم است.
برای کودک یا محجور، وکالتِ اشخاص ثالث را تنها در چارچوب اذن ولیّ یا حکم قیم می‌نویسم تا بیمارستان بی‌درنگ بپذیرد.
اثر مهم دیگر، انحلال قهری است: مانند هر وکالت دیگری، این وکالت با فوت یا جنون یکی از طرفین و نیز با عزل یا استعفا پایان می‌یابد. به همین دلیل، اگر هدف‌تان مدیریت پایدار است مثلا برای بیماری مزمن یا سفر طولانی هم‌زمان با وکالت، دسترسی به سوابق در سامانه‌های بیمه و بیمارستان را تنظیم کنید و افراد جایگزین را با حق توکیل به غیر محدود پیش‌بینی نمایید تا در غیبت وکیل اصلی کار معطل نماند.
درمان‌های فوری و ضروری حتی بدون رضایت بر پایه قاعده ضرورت و مسئولیت حرفه‌ای پزشک انجام می‌شود و فقدان امضا مانع انجام آنها نیست.
تصمیم‌هایی مانند اهدای عضو پس از مرگ مغزی تابع قانون خاص است و باید یا کارت اهدا یا رضایت اولیا طبق همان قانون موجود باشد؛ وکالت درمانیِ شما جای آن را پر نمی‌کند. من همیشه در جلسه مشاوره حقوقی قرارداد وکالت این واقعیت‌ها را بی‌پرده می‌گویم تا وکالت درمانی در حدِ قدرت واقعی‌اش طراحی شود، نه بیش.
در عمل، اعتبار این نوع وکالتنامه وقتی تضمین می‌شود که رسمی باشد، حدود اختیارات با ادبیات بیمارستانی نوشته شده باشد، ارائه نسخه برابر اصل در پذیرش پیش‌بینی شود، و یک نسخه در پرونده الکترونیک بیمار بارگذاری گردد.
اگر سفر یا جراحی برنامه‌ریزی‌شده در پیش است، پیش از ورود به اتاق عمل با واحد حقوقی مرکز درمانی هماهنگ می‌کنم تا متن وکالت دقیقا با فرم‌های داخلی آن مرکز هم‌زبان باشد؛ اختلاف واژگان، درست در لحظه حساس کار را می‌خواباند.
در نهایت، وکالت درمانی ابزار مفیدی است، اما مفید بودنش از شفافیت مرزها می‌آید: جای بیمار، جای ولیّ یا قیم، و جای وکیل هر کدام مشخص است؛ اگر این مثلث درست چیده شود، درمان با کمترین اصطکاک حقوقی پیش می‌رود.
۱۳. وکالتنامه ازدواج و طلاق
شرایط اعطای وکالت در نکاح، در قاعده ساده است: نکاح عقدی است که میتواند توسط خود طرفین یا به وسیله وکیل آنان واقع شود. بنابراین هر یک از زن و مرد میتواند به شخص دیگری حتی به همان طرف مقابل وکالت بدهد تا ایجاب یا قبول نکاح را انشاء کند.
اما این سادگی، قیودی جدی دارد. وکالت‌دهنده باید بالغ، عاقل و دارای اختیار باشد. برای دختر باکره، نیاز به اجازه پدر یا جد پدری قاعده‌ای شناخته‌شده است و وکالت، جای آن را پر نمی‌کند. مهریه، نوع عقد (دائم یا موقت)، مدت در نکاح موقت، شروط ضمن عقد (حق تحصیل، اشتغال، مسکن، خروج از کشور، محل سکونت، تنصیف دارایی، وکالت در طلاق و…) و نیز حدود اختیارات وکیل در کم و زیاد کردن مهر، انتخاب نوع و اوصاف مهریه، اسقاط یا درج شروط. باید قید شود.
اگر این عناصر مبهم بماند و وکیل بخواهد در جلسه دفترخانه تصمیمات مهم بگیرد، اختلاف از همان‌جا زاده می‌شود دفترخانه هم معمولا از ثبت عقدی با وکالت مبهم پرهیز می‌کند.
من در وکالت نکاح، به طور روشن می‌نویسم: وکیل اختیار دارد به نام موکل، با شخص معین، به مهریه معین یا در بازه‌ای معین، عقد (دائم/موقت) را واقع سازد، شروط مشخص را درج کند و قباله را امضا نماید؛ و اگر لازم است، اختیار تعیین مصادیق فرعی (نوع سکه، نحوه پرداخت، ضمائم شرط تنصیف) را با سقف و معیار می‌دهم تا هم انعطاف باشد و هم امنیت.
اگر وکیل، همان طرف مقابل است (مثلا داماد به نیابت از عروس)، حدود اختیار را دقیق‌تر می‌بندم تا در آینده به تعارض منافع متهم نشود. وکالت را حتما رسمی می‌گیرم، تاریخ‌دار، با شناسه و با مدت اعتبار محدود به بازه‌ای معقول؛ زیرا اعتبار بی‌زمان، زمینه اختلاف است.
اما وکالت در طلاق، میدان دیگری است. به موجب نظام حقوقی ما، اختیارِ انشاء طلاق در اصل با شوهر است؛ بااین‌حال، شوهر میتواند به زن یا شخص ثالث وکالت در طلاق بدهد تا به وکالت از وی، با رعایت تشریفات قانونی، خود را مطلقه سازد.
این وکالت یا در قالب شرط ضمن عقد نکاح در سند ازدواج درج می‌شود (مثلا به‌صورت شرط وکالت بلاعزل در طلاق در صورت تحقق مواردی یا حتی مطلق)، یا با سند رسمی در دفترخانه اسناد تنظیم می‌گردد. برای اینکه این وکالت کار کند، باید هم ماهِیت حقوقی و هم فرآیند عملی آن درست چیده شود.
تصریحات حیاتی عبارت‌اند از: اختیار طرح دادخواست در دادگاه خانواده، اختیار معرفی داوران یا پذیرش داوری مرکز مشاوره، اختیار سازش یا انصراف در محدوده‌ای معین، اختیار انتخاب نوع طلاق (خلع یا مبارات و بذل مهریه در حدود مورد نظر)، اختیار اسقاط حق تجدیدنظر یا فرجام در صورت نیاز، اختیار اخذ گواهی عدم امکان سازش و حضور در دفترخانه ثبت طلاق و امضای دفاتر. اگر این موارد در وکالت نیاید، هر کدام میتواند پرونده را هفته‌ها متوقف کند.
از حیث فرآیند، یادآور می‌شوم که حتی با وکالت در طلاق، حکم یا گواهی دادگاه لازم است؛ وکالت، جای تصمیم قضایی را نمی‌گیرد. بنابراین وکیل زوجه (که به وکالت از زوج اقدام می‌کند) باید دعوا را در دادگاه خانواده طرح کند، فرآیندهای مشاوره و داوری را طی نماید، گواهی عدم امکان سازش بگیرد، و با آن گواهی در مهلت مقرر به دفترخانه مراجعه و صیغه طلاق را واقع سازد.
اگر وکالت مشروط است مثلا در صورت ترک انفاق یا سوءرفتار باید ادله تحقق شرط را آماده کنید؛ دادگاه بدون احراز شرط، وکالت را کافی نمی‌داند. اگر وکالت مطلق است، اختلافی درباره حدود اختیار پیش نمی‌آید، اما باز هم دادگاه محتوای وکالت را از حیث صراحت در اختیارات بررسی می‌کند و در صورت نقص، اجازه پیشروی نمی‌دهد.
یکی از نقاط نزاع، بذل مهریه و نحوه آن است. اگر قصد دارید زوجه به وکالت از زوج در قالب طلاق خلع، تمام یا بخشی از مهریه را بذل کند و زوج به وکالت از خود، آن را قبول نماید، باید در متن وکالت این دو نقش صریحا پیش‌بینی شود؛ وگرنه دفترخانه از ثبت طلاقی که بذل و قبول آن مبهم است خودداری می‌کند.
همین‌طور درباره نفقه ایام عده، حضانت، اجرت‌المثل و مسکن، یا باید وکالت به‌گونه‌ای تنظیم شود که توافقات مورد نظر را مجاز کند، یا در پرونده دادگاه، تفکیک شود و هر حق در مرجع خودش تعیین تکلیف گردد.
نکته ظریف دیگر، حق توکیل به غیر است. در وکالت در طلاق، معمولا زوجه برای پیشبرد کار در دادگاه و دفترخانه، وکیل دادگستری می‌گیرد؛ پس در وکالت اعطایی از سوی زوج، باید حق توکیل به غیر به‌صراحت آمده باشد تا وکیل دادگستری به نیابت از او اقدام کند. نبود این قید ساده، در عمل پرونده را زمین‌گیر می‌کند.
۱۴. وکالتنامه محجورین
در حقوق ایران، محجور عنوان عامی است برای صغار، مجانین و غیررشید (سفیه). قانون مدنی در مواد ناظر به ولایت و قیمومت، نقشه نمایندگی این اشخاص را ترسیم کرده است: پدر و جدّ پدری، ولیّ قهری صغیرند و در امور مالی و اموال او نایب قانونی محسوب می‌شوند؛ در فقدان یا سلب صلاحیت ولی، دادگاه قَیّم منصوب می‌کند. در مورد مجنون یا غیررشید نیز حسب مورد قیم تعیین می‌شود.
خود محجور نمی‌تواند وکالت بدهد؛ وکالت از جانب او فقط توسط نماینده قانونی معتبر است ولی قهری یا قیم منصوب و آن هم در چهارچوبی که قانون تعیین کرده است.
وقتی ولیّ یا قیم به دیگری وکالت می‌دهد، در واقع نیابتِ نیابت را برقرار می‌کند: منبع اختیار همچنان نمایندگی قانونی است و وکیل، دست اجرایی ولی یا قیم می‌شود.
از این رو هر اقدام ولی یا قیم از جمله اعطای وکالت باید به صَرفه و صلاح محجور باشد و خروج از این مدار، مسئولیت‌آور است. بعضی تصرفات نسبت به اموال و حقوق محجور تنها با اجازه مرجع نظارتی (دادستان یا دادگاه) ممکن است؛ و اگر خود عمل، محتاج اجازه است، وکالت در آن عمل هم بدون همان اجازه اعتباری ندارد.
برای مثال، فروش مال غیرمنقولِ صغیر یا ترهین آن، قبول صلحی که اثر مهم مالی دارد، یا مصالحه در دعاوی سنگین مالی، در رویه عملی بدون اخذ اجازه/تصویب مقام ناظر پیش نمی‌رود؛ بنابراین ولو آنکه ولی یا قیم وکالت بدهد، باید اجازه لازم نیز اخذ شود.
ولایت و قیمومت، ذاتا در قلمرو اموال و حقوق مالی محجور می‌نشیند؛ در امور شخصی که به ذات، غیرقابل نیابت‌اند، وکالت حتی از سوی نماینده قانونی جایی ندارد.
به طور مثال، رضایت بر درمان‌های خاص یا تصمیم‌های مربوط به وضعیت‌های حیاتی، تابع قواعد آمره دیگری است و بیمارستان‌ها صرفِ وکالت ولی یا قیم را کافی برای عبور از آن قواعد نمی‌دانند؛ یا در موضوعات خانوادگی که قانون ساز و کار ویژه مقرر کرده، صرف وکالت نمی‌تواند جایگزین آن ساز و کار شود. به همین دلیل، من همیشه مرز آنچه قابل نیابت است را در متن وکالت روشن می‌کنم و از کلی‌گویی پرهیز می‌نمایم.
فراموش نکنیم که وکالت، عقدی جایز است و با عزل، استعفا، فوت یا جنونِ هر یک از طرفین (و نیز با سقوط سمت نماینده قانونی) منحل می‌شود.
در وکالت‌های مربوط به محجورین، مخاطره زمانی بیشتر است: اگر پدر به‌عنوان ولی قهری فوت کند یا سلب صلاحیت شود، وکالت‌های صادره از سوی او نسبت به آینده کارایی خود را از دست می‌دهند و باید تکلیف نمایندگی از مسیر قیمومت یا ولایتِ جایگزین روشن گردد.
برای کاستن از این ریسک، در پرونده‌های حساس، علاوه بر وکالت، تعهدات لازمِ تکمیلی را نیز در اسناد پایه می‌گنجانم تا اگر وکالت به سبب عارضه‌ای ساقط شد، امکان الزام به انجام تعهد از مسیر دیگر همچنان باز باشد.
حمایت از محجورین بدون چشم ناظر کامل نمی‌شود. قانون‌گذار نقش دادستان (مدعی‌العموم) و دادگاه خانواده را به‌عنوان پاسبانان منافع محجور تعیین کرده است.
دادگاه خانواده بر اساس قانون حمایت خانواده، صلاحیت رسیدگی به حجر، نصب قیم، تعیین ناظر و امین، و نظارت بر اعمال قیم را دارد؛ دادستان نیز در بسیاری از اقداماتِ مهمِ مربوط به اموال محجور، نقش تصویبی/اعتراضی دارد و میتواند در صورت مشاهده تعدّی یا تفریط، به‌سرعت ورود کند و حتی سلب یا تحدید اختیاراتِ نماینده را از دادگاه بخواهد.
این نظارت در عمل چگونه جاری می‌شود؟ در گام نخست، هرگاه ولی یا قیم قصد انجام معامله‌ای مهم درباره اموال محجور داشته باشد به‌ویژه در اموال غیرمنقول دستور کار درست این است که پیش از اقدام، با تقدیم تقاضا به دادستان یا دادگاه خانواده، اجازه یا تصویب لازم اخذ شود.
من در متن وکالت تصریح می‌کنم که اجرای اختیارات موکول به ارائه این اجازه است؛ دفترخانه‌ها نیز بدون رویتِ مجوز، از انعقاد معامله خودداری می‌کنند. این ابزار، مانع از تضییع اموال محجور به‌واسطه تصمیم‌های شتاب‌زده یا معاملات ناروا می‌شود.
اگر قرائنی بر عدم رعایت مصلحت یا سوء‌اداره دیده شود مثلا ولی یا قیم در حال فروش مال به ثمن بخس است یا وجوه را در مسیری غیرمتعارف مصرف می‌کند دادستان میتواند تقاضای تعیین ناظر یا ضم امین کند و دادگاه هم قادر است حدود اختیار را محدود یا موقتا سلب نماید.
این ابزارها به‌ویژه در پرونده‌هایی که اختلاف خانوادگی درباره نحوه اداره اموال محجور داغ می‌شود، نجات‌بخش است: با نصب ناظر، شفافیت و پاسخگویی بالا می‌رود و هر امضایی زیر چشم مقام بی‌طرف انجام می‌شود.
گزارش‌دهی و حساب‌پس‌دهی قیم جایگاه قانونی دارد. قیم باید صورت‌حساب دوره‌ای از دخل‌وخرج و دارایی‌های محجور ارائه کند و هرگاه دادستان یا دادگاه بخواهد، دفاتر و اسناد را ارائه دهد. من در وکالت‌های مربوط به قیمومت، ساز و کاری برای ثبت و ارائه رسیدها، سپردن وجوه به حساب بانکی به نام محجور با حق برداشت کنترل‌شده و تهیه گزارش دوره‌ای می‌نویسم تا هم ادای تکلیف قانونی ساده‌تر و منظم‌تر شود و هم در صورت بروز اختلاف، مسیر رسیدگی روشن و کوتاه باشد.
۱۵. وکالتنامه در خارج از کشور
مسیر امن و کوتاه این است که وکالتنامه را در نمایندگی‌های جمهوری اسلامی ایران (سفارت یا سرکنسولگری) تنظیم کنید.
نمایندگی‌های کنسولی، در حدود صلاحیت قانونی‌شان نقش دفتر اسناد رسمی را برای ایرانیان مقیم خارج ایفا می‌کنند؛ یعنی وکالت‌نامه‌ای که آنجا صادر می‌شود، از نظر حقوق ایران سند رسمی به‌شمار می‌آید.
امروز تقریبا همه این فرایند از طریق سامانه‌های برخط وزارت امور خارجه (از جمله سامانه میخک) آغاز می‌شود: مشخصات موکل و وکیل، موضوع و حدود اختیارات، و متنِ موردنظر بارگذاری می‌گردد؛ نوبت‌گیری انجام می‌شود؛ در روز مقرر، با احراز هویت و اخذ امضا، سند تنظیم و کد رهگیری صادر می‌شود.
من هنگام طراحی متن برای کنسولگری، همان اصولی را که در وکالت‌های داخلی رعایت می‌کنم، با یک ملاحظه اضافه تکرار می‌کنم: هم‌زبان کردن متن با مرجعِ اجرای ایرانی.
اگر قرار است وکالت برای فروش ملک در ایران باشد، واژگان آشنا برای دفترخانه و اداره ثبت را می‌نویسم (حضور در ادارات مالیاتی و شهرداری، اخذ مفاصاحساب، امضای مبایعه‌نامه و سند رسمی انتقال، قبض ثمن به شیوه مشخص و …)؛ اگر موضوع بانکی است، واژگانِ مورد درخواست بانک‌های ایرانی را می‌آورم (افتتاح/اداره حساب، برداشت و انتقال با سقف و کانال‌های مجاز، دریافت دسته‌چک یا کارت، تنفیذ امضا و …)؛ اگر هدف پیگیری قضایی است، حق توکیل به غیر برای انتخاب وکیل دادگستری را صریحا می‌گنجانم تا وکیل دادگاه بتواند با تکیه بر این سند اقدام کند. این هم‌زبانی، در روز اجرا کار را روان می‌کند و کارمند داخلی را از تردید می‌رهاند.
اگر به هر دلیل وکالت نزد مقام محلی کشور میزبان تنظیم شود (مثلا نزد نوتاری پابلیک خارجی)، مسیر پیچیده‌تر است. چون ایران به کنوانسیون آپستیل نپیوسته، گواهی آپستیل به تنهایی برای اعتبار در ایران کافی نیست.
باید سند در نظام تصدیق کنسولی زنجیروار تایید شود: نخست توسط وزارت خارجه کشور محلِ تنظیم، سپس توسط نمایندگی ایران در همان کشور؛ پس از ورود به ایران، ترجمه رسمی مورد قبول قوه قضائیه تهیه و بنا به مورد، کنترل‌های تکمیلی انجام می‌شود.
به علاوه، بسیاری از دفاتر اسناد رسمی ترجیح می‌دهند سند خارجیِ غیرکنسولی، در ایران تنفیذ یا تایید شکلی شود تا تردیدها برطرف گردد. در عمل، اگر امکانش هست، من همیشه مسیر کنسولگری ایران را توصیه می‌کنم: کوتاه‌تر، ارزان‌تر و بی‌ابهام‌تر.
نکته‌های ریز اما اثرگذار در کنسولی‌کردن وکالت را جدی بگیرید. تطابق نام و نام‌خانوادگی و شماره ملی با شناسنامه ایرانی، درج مشخصات دقیق وکیل در ایران، تعیین مدت اعتبار معقول (نه بی‌زمان)، و در صورت نیاز، تصریح به حق توکیل به غیر و سقف‌های مالی، از توقف‌های بعدی جلوگیری می‌کند. نسخه الکترونیکی دارای شناسه و بارکد را نزد خود و وکیل نگه دارید؛ بسیاری از ادارات داخلی امروز با همان شناسه، اصالت را کنترل می‌کنند.
اصل عملی ساده است: وکالتنامه تنظیم‌شده در نمایندگی‌های ایران در خارج، در محاکم و ادارات داخلی در حکم سند رسمی پذیرفته می‌شود. یعنی دادگاه‌ها، دفاتر اسناد رسمی، بانک‌ها و ادارات، چنین سندی را در حدود موضوع و اختیارات درج‌شده می‌پذیرند و بر مبنای آن اقدام می‌کنند.
کافی است نسخه برابر اصل یا نسخه الکترونیکی دارای شناسه ارائه شود و اگر متن به زبان غیر فارسی باشد، ترجمه رسمیِ معتبر ضمیمه گردد. در بسیاری از موارد، دفترخانه‌ها با وارد کردن شناسه کنسولی در سامانه خود، اصالت را می‌سنجند و بدون نیاز به تشریفات دیگری، کار را پیش می‌برند.
در مورد اسنادی که نزد مراجع غیرایرانی تنظیم شده و سپس مسیر تصدیق کنسولی را طی کرده‌اند، پذیرش منوط به کامل بودن زنجیره تاییدات و شفافیت ترجمه رسمی است. هر حلقه‌ای که جا بیفتد، پشت باجه داخلی به توقف می‌خورید.
همچنین توجه کنید که اعتبارِ ماهوی سند خارجی در ایران تابع قانون ایران در موضوع و آثار است: اگر متنی اختیارِ عملی را داده باشد که در حقوق ایران نیازمند تصریح خاص یا اجازه مرجع معین است، صرفِ تصدیق کنسولی آن را از قاعده آمره معاف نمی‌کند.
برای مثال، وکالت برای فروش مال غیرمنقول صغیر، حتی اگر در خارج تنظیم شده باشد، در ایران بدون اجازه مرجع نظارتی اجرا نمی‌شود؛ یا وکالت بانکی برای برداشت نامحدود، بدون رعایت دستورالعمل‌های داخلی بانک‌ها، معطل می‌ماند.
مسئله عزل و اصلاح نیز اهمیت دارد. اگر پس از تنظیم وکالت کنسولی، بخواهید وکیل را عزل کنید یا حدود را اصلاح نمایید، بهترین مسیر این است که همان‌جا در نمایندگی ایران سند عزل/اصلاح تنظیم شود و نسخه آن به وکیل و مراجع ذی‌ربط در ایران ابلاغ گردد؛ در غیر این صورت، اثبات عزل در داخل و اخطار به اشخاص ثالث دشوار می‌شود و ممکن است اقداماتی به اتکای وکالت سابق ادامه یابد. من در وکالت‌های حساس، ساز و کار اطلاع‌رسانیِ عزل/انقضا را نیز در متن می‌آورم و نشانی‌های طرفین و مراجعِ طرفِ کار را دقیق درج می‌کنم.
بسمعه تعالی
باسلام و درود. واقعا لذت بردم از این همه نکات مهم و حساس درخصوص وکالتنامه، خسته نباشید.
استاد عزیز، مرحوم پدرمون عضو تعاونی مسکن ارتش بوده، که زمینی طی یک قرارداد واگذاری از مسکن و شهرسازی به ایشان واگذارمیشه. جدا از جعل وکالتنامه و تبانی و…. چون ما از زمین خبر نداشتیم، الزام به سند شدیم. اسنادی را بعداز رای قطعی پیداکرده ام که بعداز فوت مرحوم پدرم تنظیم شده، و اسنادی را که درجریان رسیدگی دادگاه، نشون دادن و خوب رسیدگی نشد متعلق به زمان حیات پدرمون بوده،
بین مرحوم پدرمون و وکیل اول یک وکالتنامه کاربنی بود، که حتی با متن وکالتنامه داخل دفاتر بزرگ دفترخونه چند خط جابه جایی و تکراررداشت اما رسیدگی نشد.
🌹 سوال مهم من اینه جدا از جعل وکالتنامه در متن داخل وکالتنامه نوشته شده، چنانچه سند به نام موکل قطعی شد وکیل میتواند عرصه و اعیان زمین مرقوم را به نام موکل یا وکیل یا هرشخص دیگری انتقال دهد.
اولا هنوز سند به نام موکل پدرما نشده مه ید اول بوده، اما وکیلش مثلا در زمان حیاتش وکالت را تفویض کرده و با قولنامه دستی فروخته.
اما اون شرط انجام نشده، ایا میشه وکالت رو به خاطر عدم رعایت شرط باطل کرد.
دوما در حاشیه وکالتنامه بین مرحوم پدرم و وکیل اول، نوشته این وکالتنامه به شماره…. تا تاریخ فلان نزد این شعبه به قوت خود باقی است.
و حتی همین جمله و همین تاریخ در حاشیه وکالتنامه بین وکیل اول و وکیل دوم هم نوشته شده است، یعنی تا فلان تاریخ نزد این دفتر به قوت خود باقی است.
ایا از این طریق هم میشه اقدام کنیم و بگیم وکالتنامه فسخ یا منحل شده، به خاطر محدودیت زمانی.
چون ده سال بعداز فوت پدرما اقدام به اخذ مجوز پروانه ساختمانی نموده امد. فقط گود برداری کرده بودند.