حد و مرز استفاده از حیاط خلوت ساختمان چقدر است؟

سلام
بنده در ساختمانی ۲۴ واحدی زندگی میکنم که ۲ واحد از طبقه اول (واحد های پشتی و کناری ساختمان) هرکدام دارای ۲حیاط خلوت یکی مشرف به پشت ساختمان یکی مشرف به وسط ساختمان هستند با توجه به اینکه مشاع به حساب می آید پنجره ای که از راه پله با هزینه ی خود اهالی نصب کردیم که زمستون خیس نشه رو مسدود کردن و اجاق گاز و سقف کاذب گذاشتن. ازشون سند خواستیم که ممانعت کردن.
چطوری و از چه طریقی میتونیم پیگیری و اقدام کنیم شهرداری یا شورای حل اختلاف؟