مطالبه ی خسارت به چه نحو است؟

با سلام و احترام، روز بخیر، من برای مطالبه ی خسارت تصادف در وصف خواهان پس از ابلاغیه به شورای حل اختلاف استان تهران لایحه ی دفاعیه فرستادم، در روز دادگاه به من تماس گرفتند و گفتند که لایحه سندیت ندارد و باید حضوری حاضر شوید نیست و در پرونده ی شما *تصویر سند برابر اصل پرداخت خسارت بیمه* ضمیمه نیست، متاسفانه واحد خسارات بیمه رسید پرداخت نمی دهد و مدعای این را دارد که شورای اجرائیه باید به صورت رسمی و به واسطه ی ابلاغیه از ما بخواهد، نظر به اینکه روز مقرر دادرسی در مورخ ۲۰ شهریور می باشد و از سوی دیگر خواهان بومی شهرستان است و امکان رفت و آمدهای چندمنظوره با اتصاف به اوضاع اخیر میسور نیست و هیچیک از خطوط تلفنی مرکز شورا نیز پاسخ نمی دهند تا به ایشان اعلام نمایم، سردرگم هستم که چه باید بکنم؟ ضمنا اینکه صرفا یک پیامک معمولی از واریز وجه خسارت در موبایل دارم، خواهشمند است چنانچه راهکاری مد نظر است رهنمود فرمائید؟ سپاسگزارم