مشکل تشخیص هویت برای اعضای جدید هیئت مدیره شرکت را چگونه برطرف کنیم؟

باسلام
۴ نفر اعضای جدید خارج از شرکاء، ساکن شهرهای دیگر بوده اما سازمان راهداری معرفی نامه داده و میگوید در محل ثبت شرکت، حال پلیس ۱۰+ میگوید احراز هویت در محل سکونت یا تولد، باز هم عدم هماهنگی.
چکار باید بکنیم؟