دستور کتبی دقیقا به چه صورت باید باشد که بعدا بتوان به آن استناد کرد؟

با سلام، مدیری که روی نامه اتوماسیونی را امضا می کند آیا مصداق دارد؟ یا آنکه باید به طور اتوماسیونی و با شماره و تاریخ باشد؟ چون در غیر اینصورت جایی ثبت نمی شود. یا مثلا روی نامه دستنویس کارمند میتواند دستور کتبی بدهد تا بتوان آن نامه را برای مواقع نیاز نگهداری کرد؟
ضمن اینکه گفته شده اگر دستور خلاف مقررات بدهد باید یکبار کارمند غیرقانونی بودن آن را تذکر دهد، اما برای کارمندی که حق امضا در سیستم اتوماسیون اداری ندارد، چگونه باید عمل شود؟
و بعد دستور مدیر بعد از این تذکر چگونه و در چه قالب باید باشد؟