برای لغو تعهد، نامه کفایت میکند؟

سلام و با تشکر
من به یک سازمان دولتی در قبال اشتغال خود به مدت ۵ سال تعهد محضری دادم و دو نفر کارمند رسمی دولت هم این تعهد نامه را امضا نمودند. پس از انجام تعهد سازمان به واحد حقوقی خود نامه نوشت که تعهد انجام شده و نسبت به آزاد سازی تعهد اقدام کند ولی واحد حقوقی به امضا مدیر دفتر حقوقی فقط یک نامه به من داد که شما دیگر تعهدی ندارید ولی به دفترخانه اسناد رسمی نامه ای ننوشت.
حالا سئوال من این است که آیا همین نامه کفایت می کند؟
یا قانونا باید تعهد محضری را نامه می دادند تا دفترخانه نسبت به لغو آن اقدام نمایند؟
با تشکر