حدود اعتبار اسناد رسمی و عادی در دعاوی مدنی چگونه است؟

تعریف سند و انواع آن

مطابق قانون، سند عبارت است از نوشته‌ای که هم شخص مدعی و هم طرف مقابل او یعنی خوانده دعوی قادر به استفاده از آن در محاکمه هستند.

خواهان برای اثبات ادعایش و خوانده در مقام پاسخ به ادعای خواهان، اسنادی را ارائه می‌دهند که بر دو نوع‌اند: عادی و رسمی.

اسنادی که توسط مامورین رسمی و در حدود صلاحیت آنان و مطابق با قانون تنظیم شوند، رسمی‌اند؛ مانند اسنادی که توسط مامورین اداره ثبت اسناد و املاک تنظیم می‌شوند یا توسط دفاتر اسناد رسمی و یا اداره ثبت احوال و... .

در اینجا لازم است با طرح چند پرسش و پاسخ کمی بیشتر با مفهوم اسناد رسمی آشنا شویم.

جواب: مامور رسمی کسی است که از سوی حکومت به انجام کاری مامور شده است و لازم نیست که حتما بین مامور و دولت رابطه استخدامی برقرار شده باشد مانند دفاتر اسناد رسمی، زیرا سردفتر کارمند دولت نیست، گرچه سردفتری شغلی غیر دولتی محسوب می‌شود ولی از آن‌جایی که سردفتر از سوی دولت مامور به تنظیم معاملات است، سردفتر مامور رسمی به حساب می‌آید.

اما مقصود از صلاحیت آن است که مامور هم ذاتا و هم محلا دارای قابلیت قانونی برای تنظیم سند باشد.

برای مثال سردفتر اسناد رسمی ذاتا صلاحیت تنظیم معاملات را دارد ولیکن ذاتا صلاحیت تنظیم و صدور گواهی فوت را ندارد؛ همان‌طور که کارمند اداره ثبت احوال، ذاتا صلاحیت صدور گواهی طلاق یا ازدواج را ندارد.

ازطرفی ممکن است که مامور ذاتا صلاحیت انجام کاری را داشته باشدولی محلا صلاحیت نداشته باشد؛ برای مثال مامور اداره ثبت اسناد و املاک شهرستان ورامین که وظیفه نقشه برداری و یا تحدید حدود املاک ورامین به او واگذار شده، محلا صلاحیت نقشه برداری یا تحدید حدود از اراضی شهرستان کازرون را ندارد.

جواب: برای این که نوشته‌ای رسمی محسوب شود سه شرط لازم است:

1. سند توسط مامور رسمی تنظیم اسناد تهیه شود.
2. مامور دارای صلاحیت تنظیم آن باشد.
3. سند با رعایت مقررات قانون تنظیم شده باشد.

هرگاه نوشته‌ای فاقد یکی از این سه شرط باشد آن نوشته در صورتی که دارای مهر یا امضای طرف باشد، عادی محسوب می‌شود.

جواب: نوشته‌هایی که افراد با یکدیگر برای تنظیم امور جاری‌شان تنظیم می‌کنند و نیز نوشته‌هایی که فاقد هر یک از شرایط سه‌گانه مذکور در بالا باشند، سند عادی به شمار می‌آیند.

جواب: چک و سفته از جمله اسناد عادی‌اند؛ زیرا تنظیم آن‌ها توسط اشخاصی صورت می‌گیرد که مامور رسمی نیستند و صرف چاپی بودن یک نوشته یا تایپ آن در سربرگ‌های آرم‌دار مانند آن‌چه که توسط بنگاه‌ها و آژانس‌های املاک یا فروش اتومبیل صورت می‌گیرد، موجب رسمی شدن یک سند نمی‌شود.

البته باید توجه داشت که چک و سفته چنانچه با رعایت مقررات قانون تنظیم شوند، دارای مزایایی‌اند که سایر اسناد عادی از آن برخوردار نیستند.

برای مثال دارنده‌ی چک می‌تواند برای مطالبه وجه چک به جای آن که به دادگاه مراجعه کند با رجوع به اداره ثبت اسناد و املاک همانند اسناد رسمی از مزایای آن بهره‌مند شود و بدون حکم دادگاه آن را به اجرا بگذارد ولی با این همه ماهیت چک تغییر نمی‌کند و یک سند عادی به شمار می‌آید.

جواب: اگر بخواهیم مزایا و حدود اعتبار اسناد رسمی را احصاء کنیم عبارتند از:

• اسناد رسمی درباره طرفین تنظیم کننده و جانشین قانونیشان، مانند ورثه آنان معتبر است.
• تاریخ تنظیم سند رسمی نه تنها نسبت به طرفین معامله بلکه نسبت به سایر اشخاص نیز اعتبار دارد.

پس اگر آقایان «الف» و «ب» با سند رسمی اتومبیلی را معامله کنند و سپس «الف» با سند عادی به تاریخ قبل یا بعد از آن با دیگری‌‌ همان اتومبیل را معامله نماید تاریخ سند رسمی نسبت به این شخص ثالث نیز معتبر است و نمی‌تواند صرفا به استناد سند عادی اتومبیل را از مالکیت آقای «ب» خارج کند.

• در مقابل سند رسمی انکار وتردید قابل توجه نیست و صرفا می‌توان نسبت به آن ادعای جعل کرد؛ زیرا اصل برصحت و اصالت اسناد رسمی است.

برای مثال اگر «الف» به استناد سند رسمی از آقای «ب» مطالعه وجه کند، آقای «ب» نمی‌تواند بگوید که من چنین سندی را امضاء نکردم و منتسب به من نیست و نباید ثابث کند که سند را امضاء نکرده است بلکه فقط می‌تواند ادعای جعل کند که در این حالت مسلما بار اثبات این ادعا نیز با اوست و اگر نتواند جعلیت سند رسمی را به اثبات برساند، اصل بر اصالت سند رسمی است و به پرداخت وجه مندرج در سند محکوم خواهد شد؛ مگر این که ثابت کند که سند به جهتی از جهات قانونی از اعتبار افتاده است، برای مثال وجه آن را پرداخته است.

جواب: اصولا اثبات اصالت سند عادی با کسی است که به آن استناد می‌کند و طرف مقابل به صرف اظهارنظر مسؤولیتی بابت اثبات اصالت سند عادی ندارد.

فرض کنیم «الف» به موجب یک سند عادی از آقای «ب» مطالبه مبلغی می‌کند، «ب» می‌تواند با اظهار این مطلب که چنین سندی را امضاء نکرده از خود سلب مسؤولیت کند و در این حالت آقای «الف» است که باید صحت و اصالت سند عادی را به اثبات برساند.

چند نکته در مورد اسناد:

• مفاد اسناد هنگامی اعتبار دارند که مخالف با قوانین مملکتی نباشند؛ برای مثال اگر در سند آمده باشد که طرف مقابل متعهد شده ده کیلوگرم تریاک در فلان تاریخ تحویل فلان شخص دهد چنین تعهد و سندی باطل است.
• شهادت‌نامه سند محسوب نمی‌شود و فقط اعتبار شهادت را دارد.
• در دو حال اسناد عادی اعتبار اسناد رسمی را پیدا می‌کنند:
  • الف- شخصی که سند عادی علیه او اقامه شده، صدور آن را از جانب خود تایید کند.
  • ب– در دادگاه ثابت شود که سندعادی که مورد انکار قرار گرفته از سوی شخص منکر قبلا به امضاء و مهر رسیده است.
• اگر مقررات مربوط به ابطال تمبر نسبت به اسناد رسمی رعایت نشده باشد، صرف عدم ابطال تمبر موجب خروج سند مزبور از رسمیت نیست.
• اگر در ذیل سند یا حاشیه یا پشت آن مندرجاتی باشد که حکایت از بی‌اعتباری یا از اعتبار افتادن تمام یا قسمتی از مفاد سند کند حتی در صورت نداشتن امضاء یا تاریخ به آن توجه می‌شود و دارای اثر است و دادگاه آن را معتبر می‌شناسد.

همچنین است که به وسیله خط کشیدن یا به نحو دیگری سند را باطل کنند.

البته اگر طرف مقابل، آن نوشته‌ها را که حاکی از بی‌اعتباری سند است، باطل بداند و یا بطلان آن‌ها را امضاء کرده باشد و یا دادگاه به‌دست بیاورد که آن نوشته‌ها باطل بوده، به این مندرجات ترتیب اثر داده نخواهد شد و سند مزبور دارای اعتبار است.

• اسناد رسمی و اسنادی که در حکم اسناد رسمی‌اند، مانند چک دارای مزایایی از حیث آیین ‌دادرسی مدنی هستند؛ برای مثال دارنده این گونه اسناد چنانچه بخواهند قبل از صدور حکم دادگاه، اموال طرف مقابل را توقیف و تامین کنند (تامین خواسته) بدون پرداخت خسارت احتمالی درخواستشان پذیرفته خواهد شد.